Assistante Polyvalente : fiche métier

L’Assistant(e) Polyvalent(e) joue le rôle de liaison entre l’entreprise et ses partenaires. Il/elle a pour principale mission la gestion administrative dans la mesure où il/elle traite, rédige et archive les documents, plus précisément les lettres et autres correspondances d’entreprise. Il est possible que l’Assistant(e) Polyvalent(e), dans certaines entreprises, s’occupe de certains éléments relevant de la comptabilité ou soit rattachée à des travaux comptables.

Qu’est-ce qu’un(e) Assistant(e) Polyvalent(e)?

L’Assistant(e) Polyvalent(e) est, en général, le/la premier(e) intermédiaire entre l’organisation interne de son entreprise et ses interlocuteurs (fournisseurs, clients…). C’est pour cela, que le profil recherché exige une professionnelle ou un professionnel avec une certaine polyvalence et une flexibilité avancée.

Quelles sont les missions d’une Assistant(e) Polyvalent(e)?

L’Assistant(e) Polyvalent(e) peut se voir confier plusieurs missions :

Accueil physique et téléphonique de la clientèle,
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques,
Traitement de texte, rédaction ou relecture du courrier
Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion,
Gérer et actualiser une base d’informations,
Gérer les agendas de l’équipe, prendre et organiser les rendez-vous,
Enregistrer ou saisir des données informatiques,
Assurer la préparation et l’organisation logistique des réunions,
Assurer la gestion administrative et la facturation
S’occuper du suivi de certaines commandes
Création et tenue à jour de données diverses
Recherche documentaire selon le secteur
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité.

Comment devenir Assistant(e) Polyvalent(e) ?

Pour devenir Assistant Polyvalent, une formation est utile. Un bac pro, par exemple, suivi d’un BTS Gestion de la PME, ouvre aux opportunités d’emploi les plus intéressantes dans la profession. Pour le recrutement d’une assistante polyvalente, le candidat devra se montrer curieux, volontaire et agile, tout comme une assistante administrative ou assiste commerciale. Des évolutions de carrière sont possibles en fonction des structures et des opportunités. Le secteur d’activité du futur employeur ne connaît pas de limites, car toutes les entreprises recherchent ces profils pour renforcer leur service administratif. Il est aussi possible de rejoindre un cabinet comptable.

Quelles sont les compétences requises?

L’Assistant(e) Polyvalent(e) bénéficie de vraies techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes…) en utilisant les procédures administratives adéquates. Il/elle doit absolument faire preuve d’une très bonne communication orale et écrite en mettant à profit le vocabulaire professionnel du service. La bonne connaissance de tous les logiciels bureautiques est primordiale.
Pour exercer cette profession, vous devez être une personne disciplinée, ordonnée, discrète et ayant un très bon relationnel.

Le salaire d’une Assistant(e) Polyvalent(e)?

Le salaire d’un/une Assistant(e) Polyvalent(e) dépend de la nature de la formation acquise et de son niveau. Les spécialisations dans un domaine spécifique peuvent jouer un rôle essentiel.
En tant que débutant, l’Assistant(e) Polyvalent(e) touche entre 1 600 € et 2 000 € de rémunération brute par mois. Bien sûr, ces données peuvent évoluer en fonction de la charge de travail et de la nature des activités de l’entreprise.

Le marché de l’emploi est actif et vous trouverez l’offre qui vous convient en CDD ou CDI. L’intérim peut aussi permettre d’acquérir de l’expérience en début de carrière.

Quelles sont les évolutions professionnelles du métier ?

Si L’Assistant(e) Polyvalent(e) acquière de l’expérience et suit les formations adéquates, il/elle pourra évoluer en tant que collaborateur/trice juridique ou assistant(e) voir secrétaire de direction. En conclusion, l’évolution de ce type de poste passe nécessairement par de la pratique dans la gestion administrative d’une entreprise et un comportement irréprochable.

Les outils nécessaires

La maîtrise de l’informatique est indispensable. L’Assistant(e) Polyvalent(e) se voit mettre à disposition un ordinateur muni d’une imprimante, avec photocopieur, scanner et fax. L’accès à Internet et à un téléphone sont des outils indispensables à la bonne réalisation des missions qui lui sont confiées.

Comment trouver des clients en tant qu’Assistant(e) Polyvalent(e) ?

L’assistant(e) Polyvalent(e) va faire face à cette problématique de prospection. Lorsque l’on est indépendant, nous n’avons pas de patron mais des clients, qu’il faut trouver et convaincre !
Pour cela il va falloir rédiger une proposition de valeur claire et précise, définir un devis avec des tarifs et prestations de services lisibles, pour la recherche clients. Puis communiquer sur son activité.
Afin de maximiser ses chances de réussite, le Réseau Aadprox préconise de toujours réaliser une étude de marché et un business plan pour optimiser le développement de son portefeuille client lorsque l’on se lance en indépendant.
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