Entreprise : combien de temps devez-vous conserver vos documents ?

Les entreprises remplissent, rédigent ou reçoivent un nombre important de documents divers. Pour pouvoir justifier la véracité comptable d’une dépense ou d’un achat, ou tout simplement pour faire valoir nos droits en cas de litige, vous êtes tenus de conserver vos documents administratifs selon une durée réglementaire.

Le dirigeant peut donc se poser la question de la durée pendant laquelle il se doit de conserver ces documents. Les durées de conservation varient en fonction des cas, ces durées étant notamment régies par le Code de commerce et le Code civil.

Toutefois, la conservation de chaque type de dossier doit suivre certains critères, comme par exemple le nombre d’années à respecter. Ces délais de prescription, pendant lesquels l’administration peut mener des contrôles à posteriori, varient en fonction de la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s’y rapportent.

Document civil et commercial

Ces documents regroupent notamment les contrats. Ils ont une durée de conservation comprise entre 2 et 30 ans. Les contrats d’assurance par exemple doivent être conservés durant 2 ans, tout comme les contrats de garantie, alors que les déclarations de douane doivent l’être durant 3 ans. Les contrats commerciaux, documents bancaires, dossiers d’avocat et documents relatifs à la propriété intellectuelle ne doivent pas être détruits avant 5 ans. Les actes d’acquisition immobiliers devant quant à eux être conservés durant 30 ans.

Source (https://www.service-public.fr/)


Document comptable et fiscal

Les documents comptables doivent être conservés au moins durant 10 ans. Cette durée est rattachée à la période sur laquelle peut porter un contrôle fiscal. En effet, si la période est habituellement limitée à l’année en cours et les trois années précédentes, un contrôle fiscal peut être étendu sur dix ans en cas notamment d’omission de déclaration ou en cas d’activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé ou activité illicite notamment).

Tous les documents comptables doivent être conservés, dont notamment les factures clients et fournisseurs, les bons de commandes, les bons de livraison, les éditions comptables (grands livres, journaux, balances) ainsi que les fichiers FEC (Fichier des Ecritures Comptables pour l’Administration Fiscale). Les fichiers FEC sont demandés en cas de contrôle fiscal. L’absence de présentation des fichiers FEC dans un délai de quinze jours suivant la notification de contrôle peut entraîner une amende de 5 000 euros par année manquante. Les sociétés doivent désormais s’assurer que leur logiciel comptable est agréé et permet l’édition du fichier FEC. Les diverses déclarations fiscales (TVA, Impôts sur les Sociétés, taxes foncières, CFE, CVA, liasse fiscale) doivent être conservées pendant 6 ans au minimum.

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Document social (société commerciale)

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Gestion du personnel

Enfin, les délais concernant les documents liés au personnel sont régis par le code du travail et le code civil. Ces documents liés aux déclarations sociales et au personnel doivent être conservés durant 3 à 5 ans. Les déclarations liées aux charges sociales et le suivi des jours travaillés sont quant à elles à conserver durant 3 ans. Les bulletins de paie, contrats de travail, soldes de tout compte, déclarations d’accident de travail et les échanges avec l’inspection du travail doivent être conservés durant au moins 5 ans.

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