Externalisez la gestion administrative de votre courrier

Que l’on soit particulier ou professionnel, nous recevons tous du courrier. Et si recevoir du courrier n’est pas (forcément) une mauvaise nouvelle en soit, cela implique d’y consacrer un peu de temps.
Entre le traitement, la rédaction et l’envoi du courrier, beaucoup d’actions qui, si vous n’êtes pas organisé, ou n’avez pas mis en place un système de gestion du courrier rigoureux peut devenir rapidement une prise de tête.

Pourtant c’est une tâche aussi nécessaire que quotidienne.

Vous savez qu’une bonne gestion de vos courriers est importante et qu’il ne faut surtout pas délaisser la gestion quotidienne du courrier sous peine de voir s’amonceler inexorablement une pile de courrier. Négligence qui peut vous faire manquer certaines échéances, impératifs ou autres informations importantes.

Découvrez pourquoi l’externalisation de la gestion de votre courrier avec le secrétariat à distance peut être la solution qu’il vous faut.

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La gestion du courrier, qu’est-ce que c’est ? Définition

La gestion administrative du courrier inclut l’ensemble des tâches et processus qui vont permettre de recevoir, trier, rédiger une réponse, mettre sous pli, et faciliter l’envoi de courrier au sein d’une entreprise.

La gestion du courrier entrant et sortant est une tâche incontournable au sein d’une entreprise.

Le dirigeant ou la personne en charge de la gestion du courrier peut être amené à traiter des volumes plus ou moins importants de courrier (selon l’activité). Ceux-ci doivent être triés, consultés, classés, traités, archivé au quotidien et selon un processus bien rôdé.

Car tout mauvaise organisation ou défaillance dans le traitement de la gestion administrative du courrier peut entraîner :
Des pertes ou des oublis provoquant des retards
Des erreurs dans le classement des documents
Des surcoûts liés aux mauvaises opérations manuelles de gestion du courrier

Comment bien organiser sa gestion du courrier ?

Il n’existe pas, à proprement parler d’organisation type de gestion du courrier, ou de solution miracle.

Une gestion administrative du courrier est efficace dès lors que le chef d’entreprise ou le manager peut suivre, tracer et superviser le traitement des courriers entrants et sortants.

Afin de rendre cette gestion de courrier optimale, il faut réfléchir à une logique propre à son secteur d’activité ou aux exigences de son cœur de métier.

La gestion du courrier optimisée peut intégrer :

  • Des réponses types adaptées à chaque cas de figure
  • La mise en place d’un plan de classement
  • La mise en place d’un process de traitement clair et identifié par tous

Une gestion du courrier optimale permet de :

  • Raccourcir les délais de traitement, donc de réponse
  • Réduire les coûts de traitement
  • Supprimer les étapes intermédiaires chronophages

Le Réseau Aadprox par le biais de ses franchisés met également à disposition des chefs d’entreprise un process de traitement de la gestion du courrier propre à leurs secteurs d’activité et entièrement personnalisables.

Nos prestations de gestion du courrier

Nos Aadprox peuvent de par leurs multiples compétences et leurs formations sont à même de mettre en place des processus de gestion du courrier selon vos besoins. Ils peuvent intervenir directement au sein de l’entreprise ou à distance.

Leur domaine de compétences concernant la gestion du courrier est le suivant :

  • Dépouillement et premier tri du courrier
  • Analyse et traitement du courrier entrant
  • Rédaction et mise à la signature du courrier sortant
  • Mise sous pli, adressage, affranchissement et envoi
  • Gestion de boîte(s) e-mail(s)
  • Dématérialisation des courriers et mise en place d’un plan de classement

Pourquoi externaliser sa gestion du courrier ?

La gestion du courrier est une tâche chronophage et pour beaucoup synonyme d’improductivité.
Quel chef d’entreprise ne préférerait pas prospecter et trouver de nouveaux clients pour développer son chiffre d’affaire plutôt que de traiter du courrier entrant (prospectus publicitaires inclus), trier et classer ses factures fournisseurs.

Pourtant la gestion du courrier est une étape incontournable de la phase de production d’une entreprise. Sans accès rapide à des informations cruciales recoupant des données propres à l’activité de l’entreprise (échéances, factures fournisseurs…), difficile d’en faire une synthèse qui permettra par la suite de fixer ses objectifs et donner un cap à l’entreprise !

Toutefois certaines pièces administratives peuvent se révéler sensibles et la tâche de gestion du courrier doit être confiée à une personne de confiance.

Or il est difficile pour le chef d’entreprise de déléguer ce genre de tâches pour plusieurs raisons :

  • Difficulté de trouver une personne de confiance
  • Difficulté de trouver une personne suffisamment compétente
  • Difficulté de trouver une personne qui maîtrise suffisamment les enjeux et problématiques de l’entreprise

Enfin difficile de trouver une personne qui cumule les trois critères précédents !

Et pourtant ! C’est désormais possible en faisant appel à un de nos franchisés appartenant au Réseau Aadprox.

Vous êtes intéressé(e) ? Demandez un devis en ligne.

Externalisez la gestion administrative de votre courrier
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