Externalisez le classement de vos documents

Que l’on soit particulier ou professionnel, nous sommes confrontés tout au long de notre vie à tout type de documents.

Que ceux-ci soient de l’ordre du professionnel ou du privé, papier ou numériques, il faut les traiter et surtout les classer !

Sauf que si vous n’êtes pas organisé, ou n’avez pas mis en place un système de classement de documents rigoureux cela peut devenir rapidement une prise de tête.
Découvrez pourquoi l’externalisation du classement de ses documents via le secrétariat à distance peut être la solution qu’il vous faut.

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Le classement de documents, qu’est-ce que c’est ? Définition

Le classement de document inclut l’ensemble des tâches et processus qui vont permettre de traiter, ordonner, classer et faciliter la recherche de documents au sein d’une entreprise.

Le classement de documents au sein d’une entreprise est primordial car lorsqu’un système de classement et de rangement de documents est opérationnel, il permet au chef d’entreprise de gagner du temps et même de l’argent !

En effet, lors d’une recherche documentaire, il est plus facile de mettre la main sur le document recherché en temps voulu au sein d’un service documentaire organisé. On évite ainsi les pertes de temps, voir pire, les pertes de documents importants, susceptibles de faire perdre de l’argent à l’entreprise !

Comment bien organiser son classement de documents ?

Il n’existe pas, à proprement parler de modèle type de classement de documents, ou de solution miracle.
Un classement de document est efficace dès lors que le chef d’entreprise ou le manager peut retrouver un document instantanément sans avoir besoin de la secrétaire en charge du classement de documents.

Afin de rendre ce classement de documents simple et accessible, il faut réfléchir à une logique propre à son secteur d’activité ou aux exigences de son cœur de métier.

Le classement peut se faire par ordre alphabétique, chronologique, catégorique ou thématique . Il doit être régulièrement mis à jour afin que chaque nouveau document soit classé dès que l’on a cessé de l’utiliser.

  • Concernant le classement physique, vous aurez besoin de classeurs, d’armoires de rangement, d’intercalaires et de feuillets mobiles.
  • Concernant le classement numérique, vous aurez besoin d’un ordinateur et de bâtir une arborescence (plan de classement) informatique. Vous pouvez également recourir à des solutions de Gestion Electronique de Documents (GED) directement fournies par des éditeurs de logiciels.

Le Réseau Aadprox par le biais de ses franchisés met également à disposition des chefs d’entreprise une solution GED dédiée à leurs secteurs d’activité et entièrement personnalisables.

Nos prestations de classement de documents

Nos Aadprox peuvent de par leurs multiples compétences et leurs formations sont à même de mettre en place des processus de classement de documents selon vos besoins. Ils peuvent intervenir directement au sein de l’entreprise ou à distance.

Leur domaine de compétences concernant le classement de documents est le suivant :

  • Le contrôle de la conformité des documents réceptionnés et envoyé
  • Trier, traiter, classer, numériser et archiver des documents
  • Audit organisationnel de classement de documents et recommandations
  • Mise en place d’un processus de classement de documents au sein de la structure
  • Dématérialisation des processus de classement de document
  • Déploiement et mise à jour régulière d’une solution de Gestion Electronique de Documents (GED)

Pourquoi externaliser son classement de documents ?

Le classement de documents est une tâche chronophage et pour beaucoup synonyme d’improductivité.
Quel chef d’entreprise ne préférerait pas prospecter et trouver de nouveaux clients pour développer son chiffre d’affaire plutôt que de chercher des documents qui restent introuvables, ou encore de trier et ranger les pièces administratives liées à l’activité.

Pourtant le classement de documents est une étape importante de la phase de production d’une entreprise. Sans accès rapide à des informations cruciales recoupant des données propres à l’activité de l’entreprise, difficile d’en faire une synthèse qui permettra par la suite de fixer ses objectifs et donner un cap à l’entreprise !

Toutefois certaines pièces administratives peuvent se révéler sensibles et la tâche de classement de documents doit être confiée à une personne de confiance.

Or il est difficile pour le chef d’entreprise de déléguer ce genre de tâches pour plusieurs raisons :

  • Difficulté de trouver une personne de confiance
  • Difficulté de trouver une personne suffisamment compétente
  • Difficulté de trouver une personne qui maîtrise suffisamment les enjeux et problématiques de l’entreprise

Enfin difficile de trouver une personne qui cumule les trois critères précédents !

Et pourtant ! C’est désormais possible en faisant appel à un de nos franchisés appartenant au Réseau Aadprox.

Vous êtes intéressé(e) ? Demandez un devis en ligne.

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