Externalisez votre permanence téléphonique

Quelque soit le domaine d’activité de l’entreprise, les prestations de services proposées et la taille de la structure, c’est par majoritairement par téléphone que les clients et futurs contacts tentent de vous joindre. D’où l’importance de mettre en place ou d’assurer une permanence téléphonique de qualité.

Sachant qu’un accueil téléphonique excellent démontre à vos interlocuteurs une bonne organisation interne de votre entreprise.
Ce contact doit donc faire l’objet de toute votre attention afin de répondre aux exigences de vos correspondants.

Une permanence téléphonique qualitative vous permet d’avoir une forte valeur ajoutée auprès de vos contacts et donc de développer votre chiffre d’affaires. Cependant permanence téléphonique rime avec présence (derrière un téléphone). Il faut donc pouvoir vous rendre disponible sur des plages horaires étendues. Disponibilité qui ne vous permet pas de vous consacrer au développement de votre activité.

Découvrez pourquoi l’externalisation de la gestion de votre permanence téléphonique via le secrétariat à distance peut être la solution qu’il vous faut.

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La permanence téléphonique, qu’est-ce que c’est ? Définition

Un appel entrant peut être synonyme d’opportunité pour une entreprise : nouveau client potentiel, information à ne pas rater, prise de rendez-vous, réclamation…
Une entreprise ne peut donc se permettre de rater un appel. L’accueil téléphonique doit donc être un poste prioritaire dans le but de valoriser l’image de l’entreprise.
La mise en place d’une permanence téléphonique, qu’elle soit externalisée ou internalisée, permet de confier la gestion des appels entrants et sortants à des professionnels spécialisés dans ce domaine.

La permanence téléphonique est un ensemble de procédures organisationnelles, qui mises bout à bout permettent aux entreprises d’être facilement joignables au téléphone tout en assurant la continuité de leur activité.

L’entreprise reste alors joignable à tout moment de la journée et évite ainsi de rater des opportunités.

Comment mettre en place une permanence téléphonique ?

Il n’existe pas, à proprement parler d’organisation type de permanence téléphonique, ou de solution miracle.

Une permanence téléphonique est efficace dès lors qu’aucun appel entrant ne trouve pas de réponse. Cela permet d’augmenter les probabilités de décrocher une opportunité de business pour développer son activité.

Afin de rendre cette permanence téléphonique optimale, vous allez pouvoir l’adapter à votre activité en passant par l’une de ces solutions :

  • En interne

L’accueil téléphonique peut également être assuré par la personne en charge de l’accueil physique. Donc par une secrétaire salariée de l’entreprise, dont le poste de travail est situé dans les locaux de l’entreprise.
Soit par une hôtesse standardiste.

  • En externe

La permanence téléphonique peut se faire en ayant recours à des prestataires de services externes, soit en passant par un centre d’appel, sorte de société spécialisée dans l’accueil téléphonique, soit en passant par une télésecrétaire.

On notera que recourir aux prestations d’une télésecrétaire peut être intéressant surtout lorsqu’une permanence téléphonique doit être assurée hors des horaires classiques de bureaux, ou selon des horaires bien spécifiques.

Une permanence téléphonique de qualité, effectuée par une télésecrétaire qualifiée (du type Aadprox) permet de :

  • Récupérer l’ensemble des appels téléphoniques entrants
  • Bénéficier d’un accueil téléphonique humain et professionnel avec une large amplitude horaire
  • Personnaliser le message de l’entreprise lors de la prise d’appel entrant
  • Faire matcher les besoins de l’entreprise au budget alloué à sa permanence téléphonique
  • Eviter des charges fixes (salaire, bureau, ligne téléphonique…)

Le Réseau Aadprox par le biais de ses franchisés met également à disposition des chefs d’entreprise un service de permanence téléphonique entièrement personnalisable.

Nos prestations de permanence téléphonique

Nos Aadprox peuvent de par leurs multiples compétences et leurs formations sont à même de mettre en place une permanence téléphonique adaptée à vos besoins. Ils peuvent intervenir directement au sein de l’entreprise ou à distance.

Leur domaine de compétences concernant la permanence téléphonique est le suivant :

  • Renseigner les interlocuteurs
  • Fournir un accueil sur mesure en fonction de la nature de l’appel téléphonique
  • Transférer les appels téléphoniques
  • Gérer les prises de rendez-vous et les agendas
  • Prendre des messages pour les collaborateurs ou le chef d’entreprise

Pourquoi externaliser sa permanence téléphonique ?

La permanence téléphonique est une tâche chronophage et pour beaucoup synonyme d’improductivité.
Quel chef d’entreprise ne préférerait pas prospecter et trouver de nouveaux clients pour développer son chiffre d’affaire plutôt que de rester derrière un téléphone à attendre des appels entrants.

Pourtant la permanence téléphonique est une étape incontournable de la phase de production d’une entreprise. Sans possibilité de la part des clients ou prospects de prendre contact avec l’entreprise en vue de faire des affaires, il va être difficile pour l’entreprise de se développer, de fidéliser sa clientèle et de communiquer avec ses parties prenantes.

Toutefois certains appels téléphoniques peuvent se révéler sensibles et la tâche de permanence téléphonique doit être confiée à une personne de confiance.

Or il est difficile pour le chef d’entreprise de déléguer ce genre de tâches pour plusieurs raisons :

  • Difficulté de trouver une personne de confiance
  • Difficulté de trouver une personne suffisamment compétente
  • Difficulté de trouver une personne qui maîtrise suffisamment les enjeux et problématiques de l’entreprise

Enfin difficile de trouver une personne qui cumule les trois critères précédents !

Et pourtant ! C’est désormais possible en faisant appel à un de nos franchisés appartenant au Réseau Aadprox.

Vous êtes intéressé(e) ? Demandez un devis en ligne.

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