Externalisez votre préparation à la comptabilité

La qualité de la préparation des documents comptables d’une entreprise à destination de son expert-comptable est souvent source de tensions entre le dirigeant de l’entreprise et le cabinet d’expertise-comptable. Notamment lorsque le dirigeant a la fâcheuse habitude d’être désorganisé sur le plan administratif, ce qui a des conséquences directes
sur la gestion comptable.

Un chef d’entreprise qui n’est pas bien structuré dans sa gestion administrative va avoir beaucoup de difficultés à capter l’ensemble des flux administratifs entrants et sortants de l’entreprise, à les traiter, classer, numériser, archiver et mettre à disposition des bons destinataires.

Cela va avoir un impact direct sur la comptabilité de la TPE, surtout sur la production de documents comptables (bilan, compte de résultat, situation,) et sur l’ensemble du déclaratif (TVA, impôts…). L’expert-comptable est incapable de produire ces documents, et donc de faire son travail, s’il n’est pas alimenté en pièces comptables qualifiées par l’entreprise.
Et oui, difficile de produire une déclaration de TVA si l’on n’a pas l’ensemble des factures (achats, ventes) réalisées dans le mois.

Le cabinet comptable va donc réclamer ces pièces comptables au chef d’entreprise, qui, totalement désorganisé sera incapable de les fournir en temps et en heure. Le cercle vicieux se met alors en place ! Le chef d’entreprise étant désorganisé, ne peut fournir les documents demandés par son expert-comptable, ce-dernier, à son tour, ne peut réaliser ses travaux comptables pour son client. Il va donc les lui réclamer et s’enclenche alors une dégradation de la relation.

L’entrepreneur a alors la sensation d’être harcelé par son cabinet comptable, qui lui réclame sans cesse des pièces qu’il ne parvient pas à trouver / fournir, alors que
l’expert-comptable ne peut réaliser son travail et perd du temps à « courir » après son client pour obtenir ces fameuses pièces comptables.

Bref chacune des deux parties à l’impression que l’autre ne fait pas son travail !

probleme-relation-entrepreneur-expert-comptable

Afin d’éviter d’en arriver à cette situation, il est nécessaire d’avoir mis en place une organisation administrative et une méthode de travail efficace visant à bien préparer ces pièces comptables en amont.Il s’agit d’une tâche régulière, qui nécessite beaucoup de rigueur et d’attention mais qui présente une forte valeur ajoutée malgré son aspect chronophage.

Réaliser sa préparation à la comptabilité dans les temps et de façon qualitative permettra de faciliter les relations en l’expert-comptable et le dirigeant.L’expert-comptable ne perdra plus de temps à récupérer les pièces manquantes et sera en mesure d’apporter des prestations plus orientées sur le conseil que sur de la production comptable pure.

Le chef d’entreprise quant à lui aura la garantie de recevoir ses documents comptables à temps et de bénéficier de conseils de la part de son expert-comptable.Comment mettre en place les bonnes pratiques de la préparation à la comptabilité ? Comment mettre en place un suivi régulier ? Avec quels outils ? Comment prévenir les risques de défaillance ?

 On vous répond juste en dessous !

La préparation à la comptabilité, définition

La préparation à la comptabilité caractérise l’ensemble des process et méthodes qui vont permettre de préparer les pièces administratives d’une entreprise nécessaires à l’établissement de documents comptables par le cabinet d’expertise comptable.

Ces documents sont généralement répertoriés en trois grandes catégories : les recettes, les dépenses et la banque.

Une bonne préparation à la comptabilité permet de fournir à l’expert-comptable l’ensemble des pièces administratives qui seront utilisées pour la saisie des comptes et la production d’éléments comptables : balance, grand livre, comptes de résultat, bilans, déclaration de TVA, déclaration d’impôts…

Comment bien préparer ses documents comptables ?

Généralement pour bien préparer ses documents comptables, il faut une bonne organisation de base dans la captation des flux administratifs entrants et sortants de l’entreprise, du temps et de la méthode.

On retrouve globalement trois grandes catégories de documents : recettes, dépenses, banque.

On classera chaque pièce administrative qui se rattache à une de ces catégories par ordre chronologique. En général par sous division (catégorie de fournisseur, client…) puis par ordre chronologie (année, mois, date).

Bien entendu chaque entreprise à ses propres particularités et peut adapter sa méthode de classement selon ses préférences.

Concernant les recettes, cela comprend essentiellement les factures clients, c’est le document qui matérialise une vente réalisée. Elles sont classées à la fois par ordre chronologique et numérique (une facture a un numéro unique).

A propos des dépenses, on trouvera plusieurs sections : fournisseurs, fiscal, social ou notes de frais. On privilégie habituellement la mise en place d’un classeur par catégorie afin de s’y retrouver plus facilement.

Enfin pour la banque, cela concerne principalement les relevés de comptes, les frais bancaires, les remises de chèques, les prêts, et les contrats bancaires. A noter que l’on peut ajouter une section « caisse » dans cette partie si vous avez un commerce de détail.

Nos prestations de préparation à la comptabilité

preparation-comptabilité-aadprox

Nos Aadprox peuvent de par leurs compétences et de par leurs outils intervenir directement au sein de l’entreprise ou à distance en matière de prestations de préparation à la comptabilité

Il est important d’avoir procédé à l’analyse de l’ensemble des tenants et aboutissants du cycle administratif de l’entreprise afin d’optimiser directement le traitement des flux administratifs actuels et futurs.

Sans compter qu’un manque de lisibilité sur les flux futurs peut engendrer une défaillance des traitements.

De par nos prestations, vous aurez un bon suivi et traitement des flux administratifs entrants et sortant qui vous permettra par la suite d’être à jour de la préparation de votre comptabilité, d’améliorer vos relations avec votre expert-comptable et de bénéficier de prestations à plus forte valeur ajoutée de sa part (conseil, audit…).

C’est pour vous un gage de confort, de sécurité et de transparence. De plus nos prestations sont sans engagements et entièrement adaptables à vos problématiques.

La mission de l’Aadprox consiste à :

  • Mettre en place des process de traitement des flux administratifs
  • Réaliser un audit organisationnel et administratif
  • Capter, traiter, classer, numériser, archiver les pièces administratives
  • Pointer les relevés de banque, suivre les encaissements,
  • Regrouper et organiser les documents et pièces comptables nécessaires à votre expert-comptable pour sa mission
  • Gérer les relations administratives avec le cabinet comptable

Pourquoi externaliser la préparation de la comptabilité ?

Gérer et suivre la préparation de la comptabilité est une tâche de longue haleine qui nécessite méthode et rigueur. Un outil seul de classement de documents ne saurait résoudre vos problèmes car les flux administratifs sont redondants et ont besoin d’être traités régulièrement (à minima une fois par semaine). Cela signifie donc passer du temps sur sa gestion administrative, et plus on veut un suivi fidèle plus il faudra passer de temps sur ces tâches.

Or nous savons tous que du temps, le chef d’entreprise n’en a pas.

Il est donc difficile de bénéficier d’une préparation à la comptabilité efficace tout en attribuant du temps au développement de son activité.

Il est alors préférable dans un souci d’économie de temps de déléguer la mission de suivi de préparation à la comptabilité à un prestataire spécialisé.

Toutefois certains sujets liés à la préparation de la comptabilité peuvent se révéler sensibles et cette tâche doit être confiée à une personne de confiance.

Or il est difficile pour le chef d’entreprise de déléguer ce genre de tâches pour plusieurs raisons :

  • Difficulté de trouver une personne de confiance
  • Difficulté de trouver une personne suffisamment compétente
  • Difficulté de trouver une personne qui maîtrise suffisamment les enjeux et problématiques de l’entreprise

Enfin difficile de trouver une personne qui cumule les trois critères précédents !

Et pourtant ! C’est désormais possible en faisant appel à un de nos franchisés appartenant au Réseau Aadprox.

Ils sont formés aux différentes problématiques et enjeux de la préparation à la comptabilité et des relations avec les cabinets d’expertise-comptable. Ils utilisent des outils technologiques performants, sont habitués aux problématiques des TPE et se sont engagés via une charte de déontologie à respecter le secret professionnel en toutes circonstances.

Externaliser la préparation à la comptabilité auprès d’un de nos Aadprox, c’est la garantie de vous dégager du temps, tout en confiant vos travaux sensibles à un véritable professionnel de l’administratif.

Vous êtes intéressé(e) ? Demandez un devis en ligne.

Externalisez votre préparation à la comptabilité
5 (100%) 1 vote

Fermer le menu