Externalisez votre préparation à la paye

A partir du moment où une organisation comprend un à plusieurs salariés, peu importe le statut : cadre, ouvrier, employé, stagiaire, en fin de mois c’est toujours la même histoire, il faut les rémunérer et respecter les obligations légales et administratives qui vont avec, soit la production d’un bulletin de salaire. Cela dit, avant de pouvoir établir des bulletins de paye, faut-il encore pouvoir traiter la partie amont qui est la préparation à la paye.

Il faut que le chef d’entreprise se pose la question suivante : est-il préférable que je m’occupe moi-même de la gestion de la paye de mes salariés ou devrais-je plutôt le délégué, soit à un service social en interne (si j’en ai la capacité et que le volume de salariés l’exige) soit j’externalise la préparation à la paye auprès d’un interlocuteur dédié (service social d’un cabinet d’expertise-comptable par exemple).

Il s’avère que les petites et moyennes entreprises n’ont généralement pas la capacité ou la nécessité de monter un service social en interne pour traiter la préparation à la paye. Généralement le dirigeant s’occupe lui-même d’établir la préparation à la paye.

Or le dirigeant est souvent sur tous les fronts et a beaucoup de mal à se dégager du temps afin de pouvoir identifier le bon candidat et le recruter.

D’autant plus que certains chefs d’entreprises considèrent cette partie comme très chronophage et anxiogène, bien qu’inéluctable. De plus cette partie se répète tous les mois !

C’est pourquoi la plupart d’entre eux préfèrent externaliser la gestion de leurs ressources humaines, cela peut se faire par l’intermédiaire du service social d’un cabinet d’expertise-comptable (dans ce cas, il ira jusqu’à l’étape suivante qui est l’établissement des bulletins de salaire) ou d’une secrétaire indépendante ayant des aptitudes à la préparation à la paye bien identifiées.

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La préparation à la paye, définition

La préparation à la paye comprend l’ensemble des process pour recueillir les informations et éléments nécessaires à l’établissement d’un bulletin de salaire.

Généralement l’entreprise ou le pôle social d’un cabinet d’expertise-comptable n’a pas de difficultés particulières à produire un bulletin de salaire. Il s’agit simplement de connaître les règles, les taux en vigueur et maîtriser les différentes conventions collectives.

Là ou ces acteurs de la paye sont mis en difficulté c’est quant à recueillir en temps et en heure les bonnes informations relatives aux données variables de paye, qui permettront d’établir un bulletin de salaire correct.

Les données variables de paye sont constituées par une connaissance et un suivi parfait du salarié concerné à propos de :

  • Ses congés, a-t-il prit des congés payés ou sans solde ? Si oui, combien et quand ?
  • Ses arrêts maladies, a-t-il été malade ? Pendant combien de temps ? Avec quel délai de carence ?
  • Ses heures réalisées, a-t-il fait des heures supplémentaires ? Si oui combien ? Et quand ? sont-elles justifiées ?
  • Ses comptes versés, a-t-il eu droit à une avance sur salaire ? Si oui dans quel cadre ? A quelle hauteur ?

Bref ! Vous l’aurez compris, tous ces éléments sont difficiles à suivre et quantifier pour le chef d’entreprise (et encore plus pour le pôle social !). D’autant plus que ce n’est pas son cœur de métier et qu’il a une entreprise à gérer.

Il n’est pas rare de rencontrer le cas de fiches de paye fausses mais correctes ! Comment ça ?

Une fiche de paye peut être correctement réalisée en ayant appliqué les bons barèmes et respecté la réglementation en vigueur tout en étant fausse, car réalisée à partir d’informations erronées.

Par exemple un bulletin de salaire réalisé sur un volume horaire donné qui n’est pas le bon pour diverses raisons (heures supplémentaires ou congés non communiquées à la personne en charge de la paye). Il faudra donc le refaire avec les bonnes informations ; cela va engendrer un coût supplémentaire et une perte de temps !

C’est pourquoi il est impératif d’avoir mis en place dans l’organisation des processus de préparation à la paye cadrés et bien identifiés.

Dans les grandes entreprises, un pôle social est dédié à l’ensemble de ces tâches.

Cependant pour une entreprise type TPE, c’est généralement le dirigeant qui s’occupe de ces données variables de paye.

Cela lui prend donc du temps et peut dans la plupart des cas être source de stress et d’angoisse, dans la mesure où le chef d’entreprise n’est pas spécialisé dans la mise en place de processus de préparation à la paye et peut commettre des erreurs aux lourdes conséquences.

C’est pourquoi, la plupart des chefs d’entreprises préfèrent déléguer ces process.

Nos prestations de préparation à la paye

Nos Aadprox peuvent de par leurs compétences et de par leurs outils intervenir directement au sein de l’entreprise ou à distance.

Ce ne sont pas des professionnels de la paye et n’ont pas vocation à réaliser des bulletins de salaire.
Ils sont spécialisés dans la mise en place de processus de préparation à la paye dans les petites entreprises et se focalisent essentiellement sur la partie administrative et chronophage liée à la paye.

Ils sont formés à ces différents process et les transforment en tâche à forte valeur ajoutée.

C’est pour vous un gage de confort, de sécurité et de transparence.
De plus leurs prestations sont sans engagements et entièrement adaptables à vos problématiques.

La préparation à la paie porte sur la gestion administrative concernant les nouveaux salariés, la centralisation des documents relatifs à la paie, la gestion des taxes ainsi que les procédures de sortie du salarié de l’entreprise.

Les différentes missions de l’Aadprox dans l’aide à la préparation à la paye consistent à :

  • Mettre en place un process de collecte des éléments de paye dans l’entreprise
  • Mise en place un suivi des congés, des maladies, heures réalisées et acomptes des salariés
  • Mise en place de la centralisation et transmission des éléments de paye à la personne en charge de la création des bulletins de salaire
  • Le suivi et la validité des données variables de paie

Ce schéma explicatif permet de visualiser le processus de préparation à la paie et la répartition des tâches entre l’Aadprox et le pôle social du cabinet d’expertise-comptable du client.

Pourquoi externaliser la préparation à la paye ?

La préparation à la paye est une tâche chronophage, à risque et qui nécessite une vigilance accrue du chef d’entreprise.

Ce dernier aura une plus forte valeur ajoutée en se concentrant sur son cœur de métier et donc sur ce qu’il maîtrise le mieux pour développer son chiffre d’affaire plutôt que de suivre quotidiennement les heures effectivement réalisées par ses salariés.
Par ailleurs, a-t-il l’envie ou les compétences pour mettre en place et assurer le suivi des données variables de paie.
Pourtant la préparation à la paye est une fonction importante de la phase de production d’une entreprise.
Un salarié doit être payé en temps et en heure pour le travail qu’il fournit à son employeur. Un salarié qui reçoit de façon régulière son salaire et son bulletin de paye sera plus facile à satisfaire qu’un salarié qu’on ne paye pas dans les temps et à qui il faut refaire sans cesse son bulletin de salaire car basé sur des données variables de paye erronées.

Enfin un salarié satisfait va se montrer beaucoup plus productif, et donc permettre à l’entreprise de se développer plus rapidement.

Toutefois les process de mise en place de préparation à la paye peuvent se révéler sensibles, techniques ou incontournables et doivent être confiés à une personne de confiance.

Or il est difficile pour le chef d’entreprise de déléguer ce genre de tâches pour plusieurs raisons :

  • Difficulté de trouver une personne de confiance
  • Difficulté de trouver une personne suffisamment compétente
  • Difficulté de trouver une personne qui maîtrise suffisamment les enjeux et problématiques de l’entreprise

Enfin difficile de trouver une personne qui cumule les trois critères précédents !

Et pourtant ! C’est désormais possible en faisant appel à un de nos franchisés appartenant au Réseau Aadprox.

Ils sont formés et sensibilisés aux enjeux de l’optimisation des processus de préparation à la paye dans une entreprise, utilisent des outils technologiques performants, sont habitués aux problématiques des TPE et se sont engagés via une charte de déontologie à respecter le secret professionnel en toutes circonstances.

Externaliser la mise en place et le suivi de votre préparation à la paye auprès d’un de nos Aadprox, c’est la garantie de vous dégager du temps, tout en confiant vos travaux sensibles à un véritable professionnel de l’administratif.

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