La gestion de la paie : Externalisez la préparation à la paie
La préparation à la paie, définition
La préparation à la paie comprend l’ensemble des process pour recueillir les informations et éléments nécessaires à l’établissement d’un bulletin de salaire.
Généralement l’entreprise ou le pôle social d’un cabinet d’expertise-comptable n’a pas de difficultés particulières à produire un bulletin de salaire. Il s’agit simplement de connaître les règles, les taux en vigueur et maîtriser les différentes conventions collectives.
Là ou ces acteurs de la paie sont mis en difficulté c’est quant à recueillir en temps et en heure les bonnes informations relatives aux données variables de paye, qui permettront d’établir un bulletin de salaire correct.
Les données variables de paie sont constituées par une connaissance et un suivi parfait du salarié concerné à propos de :
- Ses congés, a-t-il prit des congés payés ou sans solde ? Si oui, combien et quand ?
- Ses arrêts maladies, a-t-il été malade ? Pendant combien de temps ? Avec quel délai de carence ?
- Ses heures réalisées, a-t-il fait des heures supplémentaires ? Si oui combien ? Et quand ? sont-elles justifiées ?
- Ses comptes versés, a-t-il eu droit à une avance sur salaire ? Si oui dans quel cadre ? A quelle hauteur ?
Bref ! Vous l’aurez compris, tous ces éléments sont difficiles à suivre et quantifier pour le chef d’entreprise (et encore plus pour le pôle social !). D’autant plus que ce n’est pas son cœur de métier et qu’il a une entreprise à gérer.
Il n’est pas rare de rencontrer le cas de fiches de paie fausses mais correctes ! Comment ça ?
Une fiche de paie peut être correctement réalisée en ayant appliqué les bons barèmes et respecté la réglementation en vigueur tout en étant fausse, car réalisée à partir d’informations erronées.
Par exemple un bulletin de salaire réalisé sur un volume horaire donné qui n’est pas le bon pour diverses raisons (heures supplémentaires ou congés non communiquées à la personne en charge de la paie). Il faudra donc le refaire avec les bonnes informations ; cela va engendrer un coût supplémentaire et une perte de temps !
C’est pourquoi il est impératif d’avoir mis en place dans l’organisation des processus de préparation à la paie cadrés et bien identifiés.
Dans les grandes entreprises, un pôle social est dédié à l’ensemble de ces tâches.
Cependant pour une entreprise type TPE, c’est généralement le dirigeant qui s’occupe de ces données variables de paie.
Cela lui prend donc du temps et peut dans la plupart des cas être source de stress et d’angoisse, dans la mesure où le chef d’entreprise n’est pas spécialisé dans la mise en place de processus de préparation à la paie et peut commettre des erreurs aux lourdes conséquences.
C’est pourquoi, la plupart des chefs d’entreprises préfèrent déléguer ces process.
Externalisez votre préparation à la paie
Dès lors qu’une organisation comprend un à plusieurs salariés (statut cadre, ouvrier, employé, stagiaire…), elle doit respecter certaines obligations légales et administratives. Chaque mois, l’entreprise rémunère les collaborateurs et leur fournit un bulletin de salaire. Avant de pouvoir établir ce document, une phase de préparation à la paie s’avère essentielle.
Le travail de préparation à la paie consiste à recueillir les informations et les éléments nécessaires en vue d’établir le bulletin de salaire. Pour mener à bien ses missions, le gestionnaire doit connaître les règles, les taux des cotisations en vigueur et maîtriser les différentes conventions collectives. Les bulletins de salaire sont constitués à partir du traitement des informations sur le salarié : congés, arrêts maladies, heures réalisées, heures supplémentaires, comptes versés, avance sur salaire…
Il n’est pas toujours évident de suivre et quantifier toutes ces données. Les fiches de paie peuvent être correctement réalisées avec les bons barèmes et respectant la réglementation en vigueur tout en se basant sur des informations erronées. Dans ce cas, il est nécessaire de les refaire et cela engendre un coût supplémentaire ainsi qu’une perte de temps. Pour éviter les erreurs, il est impératif de mettre en place des processus de préparation à la paie cadrés et bien identifiés.
A la tête d’une TPE ou PME vous n’avez peut-être pas la capacité ni la nécessité de créer un service ou un poste en interne pour traiter la préparation à la paie. Il n’est pourtant pas toujours évident de se dégager du temps pour prendre en charge ces missions.
Faites appel à une secrétaire indépendante qui pourra assumer les responsabilités liées à la gestion des ressources humaines et ayant des aptitudes à la préparation à la paie.
Nos prestations de préparation à la paie
Les professionnels experts de notre réseau peuvent intervenir à distance ou se déplacer dans votre structure. Ils sont spécialisés dans la mise en place de processus de préparation des paies dans les petites entreprises et opèrent essentiellement sur la partie administrative : gestion administrative concernant les nouveaux salariés, centralisation des documents relatifs à la paie, gestion des taxes ainsi que des procédures de sortie du salarié de l’entreprise.
Les consultants indépendants disposent des compétences nécessaires pour prendre en charge :
- La mise en place d’un process de collecte des éléments de paie dans l’entreprise
- Le suivi des congés, des maladies, des heures réalisées et des acomptes des salariés dans le logiciel dédié
- La centralisation et la transmission des éléments de paie à la personne en charge de la création des bulletins de salaire
- Le suivi et la validité des données variables de paie
- Ils peuvent être amené à travailler en collaboration avec l’équipe sociale du cabinet d’expertise-comptable.
Pourquoi externaliser la préparation à la paie ?
La préparation à la paie est une tâche qui peut rapidement devenir chronophage, à risque et qui nécessite une vigilance accrue. Une solution externe vous offre la possibilité de vous concentrer sur votre cœur de métier et le développement du chiffre d’affaires de votre activité.
Une bonne préparation à la paie permet d’assurer la rémunération des salariés en temps et en heure et d’éviter les potentielles erreurs. Un collaborateur satisfait va se montrer beaucoup plus productif, et donc permettre à la société de se développer plus rapidement.
Il n’est pas toujours facile de trouver une personne de confiance qui puisse gérer les données sensibles et techniques liées à la fiche de paie. Déléguez cette tâche à un prestataire externe formé et diplômé et évitez toutes les obligations liées au recrutement.
Pour un contrat occasionnel ou régulier, modulez la prestation en fonction de vos besoins et profitez de l’expertise d’un professionnel pour vous accompagner dans vos tâches administratives.
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