Télésecrétaire - définition, métier et fiche explicative

Le/la télésecrétaire accomplit toutes les tâches administratives relatives à un poste de secrétariat classique tout en offrant des prestations additionnelles.
Il/elle peut très bien s’installer à son compte ou évoluer sous le statut de salarié.

Le métier de télésecrétaire est en plein développement, car c’est un métier qui inclut la gestion du secrétariat d’une entreprise à distance.
Celle-ci constitue d’ailleurs l’essentiel de l’activité du télésecrétaire (90% de son temps, voir 100% dans certains cas).

❓ En quoi consiste le métier de télésecrétaire ?

Le/la télésecrétaire gère à distance toute la gestion administrative d’une personne indépendante ou d’une entreprise, il/elle va prendre en charge l’accueil téléphonique, saisir les données, classer les documents professionnels, etc. De plus, les télésecrétaires sont souvent en charge de la gestion de plusieurs personnes travaillant au sein du même cabinet.

✍ Quelles sont les missions et tâches ?

Sont attribuées, les missions suivantes, à la télésecrétaire : – Prise de rendez-vous, – Gestion des appels téléphoniques, – Retranscription de divers documents, – Rédaction de devis, – Mise à jour de l’agenda, – Informer la clientèle par e-mail, téléphone, sms…

✅ Comment devenir un/une télésecrétaire ?

Pour devenir un/une télésecrétaire, il est primordial d’obtenir une formation au télésecrétariat. L’association nationale pour le développement du télétravail (ANDT), les groupements d’établissements publics locaux d’enseignement (GRETA) et même des associations nationales pour la formation professionnelle des adultes (AFPA) peuvent assurées ces formations.

👉 Quelles sont les compétences requises?

Le/la télésecrétaire doit être doté(e) d’un bon sens de la rigueur et de l’organisation, il faut savoir rester efficace dans la gestion de prise d’appels tout en gardant le contrôle sur les tâches administratives, mais aussi la capacité à fournir un accueil téléphonique personnalisé. Le goût de la relation client ainsi qu’une bonne expression orale sont indispensables. Les compétences linguistiques, comme la pratique de certaines langues étrangères (anglais, espagnol, allemand) … représentent un atout supplémentaire très recherché par les entreprises. Une excellente maitrise de la langue française est une vraie valeur ajoutée pour s’exprimer correctement, avec tact et diplomatie.

💰 Quel salaire ?

La rémunération d’un/une télésecrétaire varie normalement entre 1800 et 2200 euros bruts par mois. Cette fourchette varie en fonction de l’expérience et des responsabilités inhérentes au poste confié au/ à la télésecrétaire.

🔧 Quels sous les outils courants ?

Le/la télésecrétaire utilise en général des logiciels informatiques ; comme DropBox, SkyDrive de Microsoft ou Drive de Google ; et de gestion de planning à l’administration, ce qui rend l’utilisation d’un ordinateur et d’une imprimante incontournable. La maitrise des outils informatique reste indispensable à la bonne réalisation de ses missions. A noter que travaillant à distance, le/la télésecrétaire se doit d’avoir en permanence une bonne connexion internet (clé 4G, wifi, livebox, point d’accès mobile).

🚀 Quelles sont les évolutions professionnelles possible ?

Au sein d’un centre d’appels, le/la télésecrétaire peut gravir les échelons en tant que régulatrice ou superviseuse. Ou bien, il/elle peut se spécialiser dans un domaine particulier tel que le médical, le juridique ou commercial.

Comment trouver des clients en tant que télésecrétaire ?

Seul(e)s les secrétaires de direction indépendant(es) vont se retrouver confronté(e)s à cette problématique. Lorsque l’on est indépendant, nous n’avons pas de patron mais des clients, et ces clients il faut les trouver !
Pour cela il va falloir rédiger une proposition de valeur claire et précise, définir des tarifs et prestations de services lisibles. Puis communiquer sur son activité.
Afin de maximiser ses chances de réussite, le Réseau Aadprox conseille de toujours réaliser une étude de marché et un business plan (rajouter un lien pour envoyer vers la page business plan) pour optimiser le développement de son portefeuille client lorsque l’on se lance en indépendant.

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– Vous êtes organisé(e) et autonome, vous avez un bon relationnel client.
– Vous avez développé une expertise en gestion administrative, assistanat commercial ou de direction.
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