Le métier d’Office Manager n’est pas encore très répandu en France, et est encore méconnu de la population française, ce terme est beaucoup plus répandu dans les pays du nord de l’Europe. Le poste d’Office Manager est souvent confondu avec le poste d’assistant(e) de direction. Il/elle est rattaché(e) au directeur général et travaille généralement dans une PME, voire une TPE.

En quoi consiste le métier d’Office Manager ?

L’Office Manager a pour objectif d’alléger le directeur général afin qu’il puisse se focaliser sur l’aspect commercial et managérial de son entreprise. Il est responsable du bon fonctionnement, de la coordination et de la supervision du bureau en gérant toute la gestion administrative des différents services.

Fiche de poste Office Manager : Quelles sont les missions et tâches ?

L’Office Manager évolue généralement dans les petites structures et ses fonctions sont une combinaison de celles d’un(e) assistant(e) de direction de haut niveau et celles d’un(e) responsable administratif(ve).

Parmi les missions de l’Office Manager, on peut lister les tâches suivantes :

  • Gestion de l’assistanat du directeur général,
  • Communication interne et externe en gérant les flux d’informations,
  • Reporting,
  • Gestion des services généraux,
  • Suivi des budgets,
  • Prise en charge des appels téléphoniques,
  • Gestion de l’agenda,
  • Organisation des réunions et des différents événements internes,
  • Organisation de manifestation événementielles,
  • Gestion de la trésorerie …

Comment devenir un Office Manager ?

Dans la plupart des cas, les recruteurs exigent une formation Bac +2 minimum, même s’il est possible que soit exigé un Bac +3 ou Bac +5. Plusieurs formations forment au métier d’Office Manager, notamment les BTS Assistant Manager et Assistant de Gestion PME-PMI. Certaines licences et masters en management sont également appropriées. L’idéal serait d’acquérir de l’expérience en tant qu’assistant(e) de direction.

Quelles sont les compétences requises?

Plurivalence, autonomie et souplesse d’esprit sont les qualités essentielles pour occuper les fonctions d’Office Manager en plus des connaissances techniques et informatiques requises pour ce poste. La diversité des missions exige d’avoir le sens des priorités, un excellent relationnel et de savoir faire preuve de discrétion. L’Office Manager doit avoir une excellente maitrise de logiciels bureautiques (généralement, de la suite Office de Microsoft) et de la langue française.
A l’instar des assistants de direction, il pourra souvent être demandé à l’Office Manager de savoir s’exprimer en une ou plusieurs langues étrangères (principalement en anglais)

Le salaire

La rémunération d’un Office Manager va dépendre de son expérience, de la complexité de ses missions, mais aussi des enjeux du poste (stratégie, confidentialité…).
Pour un débutant, le salaire annuel brut se situe entre 26 000€ et 32 000€.
Pour un intermédiaire, il est plutôt entre 32 000€ et 35 000€.
Enfin, pour un confirmé il peut aller de 35 000€ à 50 000€.

Les outils

L’Office Manager utilise les outils relatifs à la fonction administrative : ordinateur, connexion internet, téléphone, logiciels de gestion de planning, logiciels bureautiques …

Quelles sont les évolutions professionnelles possible ?

La carrière d’un Office Manager peut évoluer vers un poste de secrétaire général, de responsable administratif et financier ou de responsable des services généraux.

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Comment trouver des clients en tant qu’Office Manager ?

Seul(e)s les secrétaires de direction indépendant(es) vont se retrouver confronté(e)s à cette problématique. Lorsque l’on est indépendant, nous n’avons pas de patron mais des clients, et ces clients il faut les trouver !
Pour cela il va falloir rédiger une proposition de valeur claire et précise, définir des tarifs et prestations de services lisibles. Puis communiquer sur son activité.
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Le métier d’Office Manager : Définition et fiche explicative
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