Le ou la secrétaire administratif professionnel occupe un poste polyvalent. Ses missions dépendent du service auquel il/elle est rattaché et du secteur d’activité de la société. Le poste de secrétaire administratif consiste en la gestion de tâches administratives telles que la saisie de documents, la communication, la gestion des ressources humaines… Le travail du secrétaire administratif peut s’effectuer aussi bien dans une structure publique que privé, dans le domaine des assurances, du bâtiment, de l’éducation, de la finance, de l’industrie ou encore de la logistique.
En quoi consiste le métier de secrétaire administratif ?
Les secrétariats administratifs ont des fonctions primordiales et centrales dans une organisation qui peut être gérée à distance. Le secrétaire administratif prend en charge différentes tâches administratives et donne son avis. Ses attributions varient en fonction de l’entreprise à laquelle il est rattaché.
Quelles sont ses missions et tâches ?
Le secrétariat administratif est une tâche assurée par un(e) secrétaire. Il/Elle doit :
- Préparer, rédiger et diffuser les documents (synthèses, comptes-rendus, circulaires…),
- Organiser les réunions,
- Gérer l’encadrement du personnel.
Il/Elle peut également être amené à gérer l’administratif, pour le compte d’un ou plusieurs services ou pour un responsable :
- des missions de comptabilité, (demandez l’avis d’un comptable)
- classer les dossiers,
- recevoir les visiteurs et assurer le standard téléphonique…
Comment devenir secrétaire administratif ?
Le métier de secrétaire administratif dans la fonction publique est accessible par la voie d’un concours ou d’un examen professionnel. Aucune formation spécifique n’est demandée pour exercer le métier de secrétaire administratif dans le secteur privé, cependant il est fortement recommandé de passer le concours. En revanche, des connaissances en droit et en organisation administrative sont fortement recommandées. La pratique d’une ou plusieurs langues étrangères peut également être requise.
Différentes formations permettent d’acquérir des compétences dans le domaine de l’administration qui sont nécessaires pour le poste :
- Bac professionnel GA (Gestion Administration)
- BTS AM (Assistant Manager)
- DUT GEA (Gestion des Entreprises et des administrations)
Il est aussi possible de faire une formation comptable, qui facilitera le recrutement au seins des métiers liés à l’administratif.
Quelles sont les compétences requises ?
L’examen permet de valider certaines qualités et compétences indispensables pour être secrétaire administratif. Rigueur, réactivité, organisation, autonomie et discrétion en sont les principales. Des compétences en rédaction, des capacités de synthèse et d’analyse ainsi que la maîtrise des outils informatiques (traitement de texte, tableur…) sont également indispensables pour assurer les missions de secrétaire administratif.
Il/Elle doit avoir le sens du relationnel, car il/elle est en contact avec différents interlocuteurs comme des clients, comptables, assistantes administratives… Compétences qui seront validées par le concours.
Le salaire
La rémunération des secrétaires administratifs dépend du niveau d’expérience et de l’organisation. Elle peut varier de 1 300 € à 2 700 € brut.
Quelles sont les évolutions professionnelles possibles ?
Les secrétaires administratives, après plusieurs années en poste, peut prétendre à une évolution de carrière et de plus grandes responsabilités dans ses fonctions.
Comment trouver des clients en tant que secrétaire administratif indépendant(e) ?
Les secrétaires administratifs se doivent de prospecter et convaincre leurs interlocuteurs afin de trouver des clients. Dans cette optique, ils doivent communiquer sur leurs prestations et leurs tarifs, c’est leurs seul moyen de garantir leurs emploi.
Les offres d’emploi
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Le recrutement d’un assistant(e) commercial(e) n’est pas le plus simple, car il contrôle tout ce qui est en lien avec les ventes. C’est un métier dans lequel il/elle assure le traitement commercial et gère les tâches administratives. Mis à part le côté secrétariat classique de sa fonction, il/elle doit répondre aux demandes d’informations, participer aux réunions commerciales, élaborer des offres et être amené à présenter à la clientèle les produits ou services de son entreprise.
Le poste d’assistant(e) commercial(e) est souvent associé aux entreprises privées telles que les TPE, PME ou grand groupe. Il vient généralement décharger la personne en charge des opérations commerciales de l’entreprise.
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