Office Manager : fiche de poste et définition

Le métier d’Office Manager n’est pas encore très répandu en France, et est encore méconnu de la population française, ce terme est beaucoup plus répandu dans les pays du nord de l’Europe. Le poste d’Office Manager est souvent confondu avec le poste d’assistant(e) de direction. Il/elle est rattaché(e) au directeur général et travaille généralement dans une PME, voire une TPE.

En quoi consiste le métier d’Office Manager ?

L’Office Account Manager a pour objectif d’alléger le directeur général afin qu’il puisse se focaliser sur l’aspect commercial et managérial de son entreprise. Il est responsable du bon fonctionnement, de la coordination et de la supervision du bureau en gérant toute la gestion administrative des différents services.

Fiche de poste Office Manager : Quelles sont les missions et tâches ?

L’Office Manager évolue généralement dans les petites structures et ses fonctions sont une combinaison de celles d’un(e) assistant(e) de direction de haut niveau et celles d’un(e) responsable administratif(ve).

Parmi les missions de l’Office Manager, on peut lister les tâches suivantes :

Gestion de l’assistanat du directeur général,
Communication interne et externe en gérant les flux d’informations,
Reporting,
Gestion des services généraux,
Suivi des budgets,
Prise en charge des appels téléphoniques,
Gestion de l’agenda,
Organisation des réunions et des différents événements internes,
Organisation de manifestation événementielles,
Gestion de la trésorerie …

Comment devenir un Office Manager ?

Dans la plupart des cas, les recruteurs exigent une formation d’office manager Bac +2 minimum, même s’il est possible que soit exigé un Bac +3 ou Bac +5. Plusieurs formations forment au métier d’Office Manager, notamment les BTS Assistant Manager et Assistant de Gestion PME-PMI. Certaines licences et masters en management sont également appropriées. L’idéal serait d’acquérir de l’expérience en tant qu’assistant(e) de direction. Il est aussi possible de devenir Office Manager en freelance.

Quelles sont les compétences requises?

Plurivalence, autonomie et souplesse d’esprit sont les qualités essentielles pour occuper les fonctions d’Office Manager en plus des connaissances techniques et informatiques requises pour ce poste. La diversité des missions exige d’avoir le sens des priorités, un excellent relationnel et de savoir faire preuve de discrétion. L’Office Manager doit avoir une excellente maitrise de logiciels bureautiques (généralement, de la suite Office de Microsoft) et de la langue française.
A l’instar des assistants de direction, il pourra souvent être demandé à l’Office Manager de savoir s’exprimer en une ou plusieurs langues étrangères (principalement en anglais)

Le salaire

Le salaire d’un Office Manager va dépendre de son expérience, de la complexité de ses missions, mais aussi des enjeux du poste (stratégie, confidentialité…).
Pour un débutant, le salaire annuel brut se situe entre 26 000€ et 32 000€.
Pour un intermédiaire, il est plutôt entre 32 000€ et 35 000€.
Enfin, pour un confirmé il peut aller de 35 000€ à 50 000€.

Les outils

L’Office Manager utilise les outils relatifs à la fonction administrative : ordinateur, connexion internet, téléphone, logiciels de gestion de planning, logiciels bureautiques …

Quelles sont les évolutions professionnelles possible ?

Les formations d’un Office Manager peuvent évoluer vers un poste de secrétaire général, de responsable administratif et financier ou de responsable des services généraux.

Comment trouver des clients en tant qu’Office Manager ?

Seul(e)s les secrétaires de direction indépendant(es) vont se retrouver confronté(e)s à cette problématique. Lorsque l’on est indépendant, nous n’avons pas de patron mais des clients, et ces clients il faut les trouver !
Pour cela il va falloir rédiger une proposition de valeur claire et précise, définir des tarifs et prestations de services lisibles. Puis communiquer sur son activité.
Afin de maximiser ses chances de réussite, le Réseau Aadprox conseille de toujours réaliser une étude de marché et un business plan (rajouter un lien pour envoyer vers la page business plan) pour optimiser le développement de son portefeuille client lorsque l’on se lance en indépendant.

Vous avez envie d’en savoir plus sur notre offre clé en main ? Cliquez ici.

Les offres d’emploi

Le Réseau Aadprox étant en plein développement, il se pourrait que nous recherchions de nouveaux/velles secrétaires de direction indépendant(es) dans votre zone géographique.

Vous cherchez un emploi d’office manager à Paris ?

Vous souhaitez vous reconvertir pour être office manager ? Envie de vivre l’aventure Aadprox ? Découvrez vite si votre zone d’implantation est éligible en cliquant ici.

Emploi d’office manager :

Dans le cadre de son fort développement, le Réseau AADPROX recherche en permanence de nouvelles implantations sur toute la France, notamment sur Paris, Paris Ile de France :

– Vous êtes organisé(e) et autonome, vous avez un bon relationnel client.
– Vous avez développé une expertise en gestion administrative, assistanat commercial ou de direction.
– Vous aimez votre métier mais êtes tenté(e)s de travailler autrement : maîtriser son emploi du temps, son niveau de revenu et être son propre patron.
– Vous avez envie d’entreprendre mais ne savez pas par où commencer pour vous lancer.

En rejoignant AADPROX, vous pourrez concrétiser ce projet et vous lancer dans le grand bain de l’entrepreneuriat tout en bénéficiant d’un accompagnement individualisé (formation initiale et continue, coaching, et suivi personnalisé).