Externalisez votre permanence téléphonique
Quel que soit le domaine d’activité, les prestations de services proposées et la taille de votre structure, vos clients et prospects vous contacteront majoritairement par téléphone. Il est donc indispensable d’assurer une permanence téléphonique de qualité.
Un excellent accueil téléphonique démontre à vos interlocuteurs une bonne organisation interne et valorisera l’image de votre entreprise. Ce contact doit donc faire l’objet de toute votre attention afin de répondre aux exigences de vos correspondants. Un appel entrant peut être synonyme d’opportunité pour une entreprise : nouveau client potentiel, information à ne pas rater, prise de rendez-vous, réclamation… Il n’est pas toujours évident de se rendre disponible sur une large plage horaire afin d’assurer une présence téléphonique. Consacrez ce temps au développement de vos activités et de votre chiffre d’affaires en externalisant et en confiant cette tâche à un secrétariat à distance.
La permanence téléphonique, qu’est-ce que c’est ? Définition
Un appel entrant peut être synonyme d’opportunité pour une entreprise : nouveau client potentiel, information à ne pas rater, prise de rendez-vous, réclamation…
Une entreprise ne peut donc se permettre de rater un appel. L’accueil téléphonique doit donc être un poste prioritaire dans le but de valoriser l’image de l’entreprise.
La mise en place d’une permanence téléphonique, qu’elle soit externalisée ou internalisée, permet de confier la gestion des appels entrants et sortants à des professionnels spécialisés dans ce domaine.
La permanence téléphonique est un ensemble de procédures organisationnelles, qui mises bout à bout permettent aux entreprises d’être facilement joignables au téléphone tout en assurant la continuité de leur activité.
L’entreprise reste alors joignable à tout moment de la journée et évite ainsi de rater des opportunités.
Comment mettre en place une permanence téléphonique ?
Le service de gestion des appels entrants et sortants requiert efficacité et organisation dans le traitement des contacts. Une présence téléphonique s’avère indispensable pour augmenter les probabilités de décrocher une opportunité de business pour développer son activité. Vous pouvez adapter votre solution de permanence téléphonique en fonction de votre activité. Les postes de secrétaires ou d’hôtesses standardistes salariées consistent, entre autres, à assurer l’accueil téléphonique au sein de la société. Si vous n’avez pas les ressources pour embaucher et que vous souhaitez moduler votre prestation, vous pouvez avoir recours à des prestataires de services externes : standard téléphonique ou télésecrétariat.
Faire appel à un(e) télésecrétaire offre de nombreux avantages. Son travail repose sur différentes missions :
• Gérer l’ensemble des appels téléphoniques entrants • Assurer l’accueil téléphonique humain et professionnel sur une large amplitude horaire
• Personnaliser le message de l’entreprise lors de la prise d’appel entrant
Nous mettons également à votre disposition un service de permanence téléphonique entièrement personnalisable.
Nos prestations de permanence téléphonique
Nos télésecrétaires qualifiées peuvent travailler avec vous à distance ou directement au sein de votre structure. Leurs qualifications leur permettent de mettre en oeuvre une permanence téléphonique adaptée à vos besoins et de gérer différents aspects tels que : • Répondre aux demandes et renseigner les interlocuteurs avec les informations nécessaires
• Fournir un accueil sur mesure en fonction de la nature de l’appel téléphonique • Effectuer le transfert des appels téléphoniques
• Gérer l’agenda et la prise de rendez-vous professionnel
• Prendre des messages pour les collaborateurs ou le chef d’entreprise
Pourquoi externaliser sa permanence téléphonique ?
La mise en place d’un accueil téléphonique permet de confier la gestion des appels entrants et sortants à des professionnels spécialisés dans ce domaine. Recourir à un prestataire externe pour sa permanence téléphonique est intéressant lorsque vous avez des besoins hors des horaires classiques de bureaux, selon des horaires bien spécifiques ou si vous travaillez seul.
Vous pourrez ainsi faire correspondre les besoins de la société au budget alloué à la présence téléphonique et éviter les charges fixes (salaire, bureau, ligne téléphonique…). Alors que vous devez être présent au bureau pour répondre aux appels entrants, vous vous limitez dans vos démarches de développement et dans vos déplacements. Gagnez en productivité en déléguant cette tâche à un travailleur indépendant de notre réseau. Premier interlocuteur de vos clients et contacts, il/elle jouera un rôle essentiel pour présenter votre société, fidéliser votre clientèle et assurer la relation avec les différentes parties prenantes.
Toutefois certains appels téléphoniques peuvent se révéler sensibles et la tâche de permanence téléphonique doit être confiée à une personne de confiance compétente et qui s’adaptera rapidement à votre domaine d’activité.
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