Certification Qualiopi exigée au 1er janvier 2021 : comment se préparer ?

Qualiopi est la nouvelle marque de certification qualité des prestataires d’actions de formation

Le Qualiopi est le nom donné au Référentiel National Qualité (RNQ). Celui-ci trouve son origine dans la loi du 5 Septembre 2018.

Pour rappel, le décret d’application de la loi en lien avec le contrôle de la Qualité des Organismes de formation, est le décret du 6 juin 2019. Il détaille le contenu du Référentiel National Qualité (RNQ), celui-ci a été présenté et s’appelle officiellement : Qualiopi. Ce décret servira de base de travail aux acteurs de la formation professionnelle pour constituer leur démarche qualité. Grâce à cette démarche Qualité, ils pourront viser la certification Qualiopi requise au 1er janvier 2021 pour bénéficier des fonds de la formation professionnelle.

objectif qualiopi

Quel est l'objectif de Qualiopi ?

Ce référentiel national qualité unique a pour objectif d’harmoniser la qualité de l’offre de la formation professionnelle avec des modalités d’audit communes.

La charte Qualiopi

A cet effet, un kit complet, composé de la charte d’usage, charte graphique et logos de la marque, est remis par l’organisme certificateur à chaque prestataire dès lors qu’il a passé avec succès l’audit initial et qu’il est détenteur du certificat qualité.

Quels indicateurs pour un référentiel de certification RNQ ?

La certification Qualiopi, précédemment nommées RNQ, mentionne pour chaque indicateur du référentiel :

  • le niveau attendu du prestataire pour valider l’indicateur,
  • des éléments de preuve,
  • d’éventuelles précisions, notamment en fonction des catégories d’actions

Ainsi les actions associées au référentiel peuvent être : la formation (OF), le bilan de compétence, la validation des acquis de l’expérience (VAE), apprentissage (CFA / UFA).

Le référentiel prévoit une forme de dérogation pour les organismes qui débuteraient leur activité : création d’entreprise, nouvelle activité, cela ne désengage pas l’organisme de créer les systèmes permettant de répondre au(x) critère(s) à postériori mais l’indicateur et les outils de mesure doivent exister.

A QUI S’ADRESSE CETTE CERTIFICATION ?

Cette certification s’adresse à tout organisme prestataire d’actions concourant au développement des compétences (OPAC) dès lors que les bénéficiaires de ces actions souhaiteront les financer via des fonds publics et/ou paritaires.
Les établissements d’enseignement supérieur publics accrédités par le HCERES, les établissements d’enseignement supérieur privés évalués par le CCESP et le CTI, sont quant à eux exemptés de cette certification réglementaire.

Se préparer seul sans faire appel à un organisme de conseil

Si vous avez déjà mené seul la préparation au DataDock et/ou à une certification/un label référencé par le Cnefop comme satisfaisant au Décret du 30 juin 2015, vous êtes déjà outillé, en partie, pour préparer cette nouvelle démarche Qualité.

  • Par rapport au DataDock, ayez bien en tête que l´organisme certificateur se déplace nécessairement dans vos locaux          pour l´audit de certification afin de vérifier que le système documentaire produit reflète vos pratiques.
  • Par rapport à une certification ou un label Cnefop, les organismes certificateurs accrédités par le Cofrac évaluent vos pratiques sur la base du même référentiel, le RNCQ.

Les critères de Qualiopi ?

 

  • Critère 1 : Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus
  • Critère 2 : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations 
  • Critère 3 : L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre 
  • Critère 4 : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre 
  • Critère 5 : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations 
  • Critère 6 : L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel 
  • Critère 7 : Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.

Qui délivrera la marque « Qualiopi » ?

Les organismes qui délivreront la certification « Qualiopi » aux prestataires d’actions de développement des compétences selon le référentiel national qualité sont accrédités par le Cofrac (Comité français d’accréditation). 

Voici la liste de ces organismes certificateurs :

Vous choisissez librement l’organisme certificateur qui réalisera l’audit de certification dès lors qu’il est accrédité.

AB Certification, Afnor Certification, AB Certification, BCS Certification, Bureau de certification international France, Bureau Veritas Certification, Certifopac, CertUp Maïeutika, Dauge Fideliance,  Global Certification, I.Cert, ICPF & PSI, ISQ, Label Qualité Système, LRQA France SAS, LRQA France SAS, Proneo Certification, Qualianor Certification, Qualibat, Qualitia Certification, SGS ICS ou encore Socotec Certification (cette liste évolue régulièrement). 

Comment procéder une fois que vous avez trouvé un organisme certificateur ?

Lorsque vous avez choisi votre organisme certificateur, vous devez le contacter pour lui transmettre certains documents. Les informations à communiquer sont précisées dans l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit :

  • La raison sociale de l’organisme,
  • Le numéro d’enregistrement de la déclaration de l’activité,
  • Les catégories d’actions concernées par la certification,
  • La liste exhaustive des sites liés au numéro d’enregistrement,
  • Les certifications déjà obtenues, leur validité et leur périmètre,
  • La période d’audit souhaitée,
  • Le dernier bilan pédagogique et financier disponible.

Sur cette base, l´organisme certificateur vous propose une convention d’audit indiquant le déroulé de l’audit (les sites, les interlocuteurs, les indicateurs concernés par votre activité…). La durée de l’audit de certification, et donc son tarif, est établie en fonction de votre chiffre d’affaires en respectant le cadre posé par l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit.

À titre indicatif : comptez 1500 euros pour le pack « audit initial et audit de suivi » pour un chiffre d’affaires inférieur à 150 000 euros HT annuel.

Vous n’êtes engagé avec l’organisme certificateur pour la mise en place de l’audit qu’après signature réciproque de la la convention d’audit.

Plus vous initierez tôt votre préparation, plus vous aurez de marge de manœuvre pour programmer l’audit de certification à la date de votre choix.

La date de réalisation de l’audit de certification est proposée par l’organisme certificateur dans un délai maximal de 30 jours calendaires, après réception de la convention d´audit signée par l’OF et le certificateur.

Anticiper. Cependant, l´organisme certificateur peut laisser passer du temps avant de vous envoyer une proposition de convention d’audit s’il est débordé. À partir de la rentrée de septembre 2020, il risque d’y avoir un embouteillage face à une forte demande.

Gérer les non-conformités éventuelles

Il est possible que vous ne décrochiez pas la certification Qualiopi du premier coup.

Si l’organisme certificateur relève des non-conformités aux indicateurs d’appréciation attendus, l’obtention de la certification est mise en suspens. Il faut produire de nouveaux éléments de preuve pour lever les non-conformités qui sont classées en deux catégories : non-conformités mineures et non-conformités majeures.

Le détail des non-conformités et des voies de résolution des situations est également détaillé dans l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit.

La loi offre également la possibilité que cette certification soit délivrée par une instance de labellisation reconnue par France compétences pour une période de 3 ans. Cette modalité de reconnaissance se base aussi sur le référentiel national unique.

CALENDRIER de QUALIOPI

délais qualiopi
  • 1er janvier 2021 : Echéance à laquelle les prestataires de formation devront être certifiés.
  • 1er janvier 2022 : Echéance à laquelle les CFA devront être certifiés
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