S’organiser pour réussir

Il est primordial de savoir s’organiser au quotidien pour gérer sa vie personnelle et professionnelle, alors voici un rappel des bases, pour optimiser son organisation sans se sentir débordé(e) et sur des standards dignes du secrétariat à distance !

1. Établir des listes

Pourquoi ? Cela permet de se vider la tête et de visualiser les tâches à accomplir !

A cette étape, pas besoin de hiérarchiser les tâches, il suffit de noter tout ce qui nous passe par la tête (trier des papiers, mettre de l’essence, appeler un client…).

Vous pouvez créer des listes de plusieurs manières, soit de façon manuscrite, la plus simple et plus répandue, soit en utilisant des logiciels comme Todoist ou encore Wunderlist. Libérez votre esprit !

2. Organiser les tâches

Une fois toutes vos obligations couchées sur le papier, il va falloir les organiser ! Le but est d’obtenir un emploi du temps qui respecte toutes les contraintes, il est donc temps de hiérarchiser et planifier les éléments de la liste. Pour cela, notez en face de chaque élément le temps que vous avez besoin de consacrer à une tâche et la date limite à laquelle elle doit être réalisée.

En remettant les tâches dans le bon ordre et le bon enchainement, vous obtiendrez un planning à court, moyen et long terme clair et précis.

Pour organiser ces listes, plusieurs options s’offrent à vous : l’utilisation d’un agenda papier, ou alors d’agenda en ligne comme Google Agenda ou Outlook, qui peuvent vous envoyer des rappels de vos tâches à effectuer et de vos rendez-vous. Ces outils sont très intéressants à utiliser, encore faut-il savoir bien les manier pour ne pas perdre d’informations. Si vous maitrisez bien les outils informatiques, des logiciels de gestion de projet comme Trello sont encore plus puissants et vous offrent une encore meilleure visibilité .

ASTUCE ! Pour les projets qui demandent beaucoup de temps, il est important de les diviser en plusieurs étapes, l’aboutissement vous semblera alors plus accessible et l’avancement plus concret. Vous pouvez étaler les tâches détaillées sur plusieurs jours, pour avancer petit à petit, à votre rythme.

3. Passer à l’action

Vous n’avez plus qu’à vous référer à votre planning pour lancer le déploiement de vos projets !

Différents facteurs sont à prendre en compte avant d’exécuter une tâche (ou une « sous-tâche » !) : l’endroit où vous vous trouver, le temps que vous avez devant vous, et l’énergie dont vous disposez !

A vous donc de voir dans quel ordre vous êtes le plus productif. Certains préfèreront exécuter les tâches les plus longues et difficiles en premier pour y consacrer un maximum d’énergie, d’autres auront tendance à traiter en premier les « petites » tâches (attention alors à ne pas se faire piéger par le temps à y consacrer !). Le plus simple est de faire des tests et voir ce qui vous est le plus agréable !

ASTUCE : on estime qu’il faut environ 15 minutes pour être pleinement concentré à effectuer une tâche. Prenez donc cet élément en compte dans l’enchainement de vos tâches, le moment de la journée choisi …

4. Savourer le plaisir de rayer chaque tâche terminée

Que ce soit de manière manuscrite ou informatique, quel bonheur de supprimer une tâche terminée ! Alors pourquoi s’en priver ? Ainsi, n’hésitez pas à vous référer souvent à votre liste initiale afin de mesurer le travail accompli, éprouver de la fierté et se (re)motiver pour la suite !

5. Réajuster votre planning

Pour ne pas de démotiver et accumuler les tâches que vous n’auriez pas eu le temps de traiter, faites preuve de flexibilité ! En effet, en fonction de votre productivité du jour et des éléments imprévus (et il y en aura !), vous pouvez reporter sans culpabiliser les éléments, en recalculant la deadline si nécessaire.

L’important est d’avoir un planning à jour !

6. Faire appel à un Aadprox

Si vous n’arrivez pas à vous en sortir avec les étapes précédentes, et que vous vous sentez débordé(e), n’hésitez pas à vous faire accompagner par un Aadprox !

Véritable allié du chef d’entreprise, vous pourrez vous reposer sur lui pour organiser vos tâches, définir et suivre un planning, vous rappeler les échéances importantes (déclaration impôts, TVA…), mais aussi archiver et trier vos documents, gérer vos relations clients, préparer vos devis et factures… afin de vous faire gagner toujours plus de temps et d’argent !

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