Le/la secrétaire de direction joue un rôle clé dans l’assistanat d’un responsable ou dirigeant afin d’optimiser la gestion de son activité.
Il ou elle assiste quotidiennement le chef d’entreprise dans la tenue de ses affaires courantes. Découvrez pourquoi et comment avec Aadprox.

En quoi consiste le métier de secrétaire de direction ?

Le métier de secrétaire de direction consiste en grande partie à accompagner le dirigeant d’une entreprise. Il s’agit du bras droit du boss !
L’assistante de direction assure son secrétariat, l’assiste dans sa gestion administrative et son organisation. Elle prend ses rendez-vous, gère son agenda, organise ses déplacements et prépare ses réunions, accueille la clientèle, réalise un suivi d’activité, classe et archive des documents, saisit des documents numériques…
Le travail de secrétaire de direction peut s’exercer au sein d’entreprises privées, d’établissements publics, d’associations ou encore de multinationales.

Quelles sont les missions et tâches ?

De la gestion de courrier à la recherche de fournisseurs en passant par la saisie et mise en forme de documents et la rédaction de comptes-rendus de réunions, un(e) secrétaire de direction effectue des tâches administratives traditionnelles et stratégiques

Il/Elle peut également être amené(e) à :

  • Gérer les premières négociations,
  • Conduire la préparation d’un budget,
  • Assurer la transmission des informations en interne et en externe,
  • Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour),
  • Suivre les conditions d’exécution d’un contrat,
  • Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables, et vérifier la conformité des livraisons,
  • Rédiger des supports de communication interne (rapports, comptes rendus, notes…)

Au centre du processus de décision, il/elle doit maîtriser des compétences : administratives, commerciales, événementielle, en comptabilité ou encore en communication.

Comment devenir secrétaire de direction ?

Le poste d’assistant(e) de direction est accessible après un bac+2, en formation initiale ou en alternance, comme un BTS Assistant Manager ou un BTS Assistant de gestion PME/PMI.

Le recrutement s’effectue généralement en fonction de l’expérience du candidat. Toutefois, certaines formations préparent au métier :

– Bac pro Sciences des Techniques de Gestion,
– BTS : Assistant de Direction, Assistant de Manager ou Comptabilité et Gestion des Organisations,
– DUT : Gestion des Entreprises et des Administrations ou Gestion Administrative et Commerciale,
– Licence Professionnelle Management des Organisations ou Administration Economique et Sociale,
– Licence générale en Droit, Ressources Humaines ou encore en langue vivante peuvent également déboucher sur un poste de secrétaire de direction plus spécifique.

Quelles sont les compétences requises?

Pour devenir secrétaire de direction, vous devez posséder certaines qualités et compétences :
– Technique rédactionnelle (orthographe irréprochable) et de synthèse,
– Très bonne présentation et expression orale,
– Sens de l’organisation,
– Sens du contact et du service,
– Capacité à prioriser les informations,
– Modalités d’accueil,
– Gestion administrative,
– Dynamisme et discrétion à la fois,
– Maîtrise des logiciels de bureautique, notamment le pack Office.

Le ou la secrétaire de direction est sur tous les fronts et doit faire preuve de réactivité, d’une grande capacité d’adaptation, d’esprit d’initiative, d’un esprit d’équipe et de résistance au stress.

 

Il/elle sera souvent bousculé(e) dans son quotidien par des imprévus et pourra être amené(e) à prendre des décisions engageant sa responsabilité ou celle du directeur ou cadre dirigeant pour qui il/elle travaille. Exercer un tel emploi demande donc de disposer de compétences complémentaires aux seules techniques de secrétariat.

La discrétion est une qualité essentielle pour exercer ce métier. Le ou la secrétaire de direction voit et entend tout ce qu’il se passe et a entre les mains des dossiers confidentiels. Son directeur doit pouvoir lui faire confiance.

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Le salaire

La rémunération d’un(e) secrétaire de direction varie du simple au double en fonction du niveau d’expérience et de la difficulté administrative du poste proposé.

Généralement, en début de carrière lors de la prise de poste, un(e) secrétaire de direction peut prétendre à un salaire mensuel brut de 1800 €, pour finir par atteindre 2300 € brut en fin de carrière.

Cela dépend bien évidemment aussi de votre pouvoir de négociation et du poste administratif proposé.

Les outils

Le ou la secrétaire de direction utilise différents outils qui lui sont mis à disposition par l’employeur.
Couramment sont utilisés des outils numériques comme les ordinateurs, l’agenda électronique, internet bien sûr, mais aussi certains outils de gestion et de bureautique.

Quelles sont les évolutions professionnelles possibles?

Avec l’expérience, le ou la secrétaire de direction pourra prétendre à évoluer et se spécialiser en tant qu’assistant(e) RH, commercial, export, comptable…

Comment trouver des clients en tant que secrétaire de direction ?

Les secrétaires de direction indépendant(es) devront apprendre à prospecter, rencontrer et convaincre.

Pour cela, il est nécessaire de rédiger une proposition de valeur claire et précise, définir des tarifs et prestations de services lisibles puis communiquer sur son activité.Si vous souhaitez vous lancer en tant qu’indépendant et pour maximiser vos chances de réussite dans le secteur, nous vous conseillons de toujours réaliser une étude de marché et un business plan et d’optimiser le développement de votre portefeuille client lorsque l’on se lance en indépendant.

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