Le/la secrétaire de direction joue un rôle clé dans l’assistanat d’un responsable ou dirigeant afin d’optimiser la gestion de son activité. Il ou elle assiste donc quotidiennement le chef d’entreprise dans la tenue de ses affaires courantes. Découvrez pourquoi et comment avec Aadprox.

 

En quoi consiste le métier de secrétaire de direction ?

Le métier de secrétaire de direction consiste en grande partie à accompagner le dirigeant d’une entreprise. Il s’agit du bras droit du boss !
L’assistante de direction assure son secrétariat, l’assiste dans sa gestion administrative et son organisation. Elle prend ses rendez-vous, gère son agenda, organise ses déplacements et prépare ses réunions, accueille la clientèle, réalise un suivi d’activité, classe et archive des documents, saisit des documents numériques…
A noter que le poste de secrétaire de direction peut s’exercer au sein d’entreprises privées, d’établissements publics, d’associations ou encore de multinationales.

Fiche de poste secrétaire de direction : Quelles sont les missions et tâches ?

Un(e) secrétaire de direction effectue toutes les tâches administratives traditionnelles, ses missions pouvant aller de la gestion de courrier, la saisie et mise en forme de documents, la rédaction de comptes-rendus de réunions, jusqu’à la recherche de fournisseurs.

Mais d’autres missions peuvent lui revenir, telles que :
– Les premières négociations,
– La préparation d’un budget,
– Assurer la transmission des informations en interne et en externe,
– Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour),
– Suivre les conditions d’exécution d’un contrat,
– Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables, et vérifier la conformité des livraisons,
– Rédiger des supports de communication interne (rapports, comptes rendus, notes…)

Au centre du processus de décision, il/elle doit maîtriser des compétences diverses : comptabilité, travail administratif ou technique, dossiers commerciaux, communication, événementiel…

Comment devenir secrétaire de direction ?

Le poste d’assistant(e) de direction est accessible aux possesseurs d’un bac+2, notamment le BTS Assistant Manager ou le BTS Assistant de gestion PME/PMI.
A savoir qu’aucun diplôme ou formation n’est indispensable pour devenir secrétaire de direction, car le recrutement s’effectue généralement en fonction de l’expérience du candidat.

Cependant, certaines formations y préparent :
– Bac pro Sciences des Techniques de gestion,
– BTS : assistant de direction, Assistant de Manager ou Comptabilité et Gestion des Organisations,
– DUT : Gestion des Entreprises et des administrations ou Gestion Administrative et Commerciale,
– Licence professionnelle Management des Organisations ou Administration Economique et Sociale,
– Une licence générale en Droit, Ressources Humaines ou encore en langue vivante peuvent également déboucher sur un poste de secrétaire de direction plus spécifique.

Quelles sont les compétences requises?

Pour devenir secrétaire de direction, vous devez posséder certaines qualités et compétences :
– Capacité rédactionnelle (orthographe irréprochable) et de synthèse,
– Très bonne présentation et expression orale,
– Esprit d’initiative et autonomie, avec un bon sens de l’organisation,
– Sens du contact et du service,
– Capacité à prioriser les informations,
– Modalités d’accueil,
– Gestion administrative,
– Dynamisme et discrétion à la fois,
– Maîtrise des logiciels de bureautique, notamment le pack office.

Le ou la secrétaire de direction est sur tous les fronts et doit faire preuve de réactivité, d’une grande capacité d’adaptation, d’esprit d’initiative, d’un esprit d’équipe, et de résistance au stress, car il/elle sera souvent bousculé(e) par des priorités arrivant à l’improviste. Parfois, il/elle sera aussi amené(e) à une prise de décision engageant sa responsabilité ou celle du directeur ou cadre dirigeant pour qui il/elle travaille. Exercer un tel emploi demande donc de disposer de compétences complémentaires aux seules techniques de secrétariat.

Autre prérequis pour un tel travail : la discrétion. Le ou la secrétaire de direction voit et entend tout ce qu’il se passe, et a entre les mains des dossiers confidentiels : c’est la raison pour laquelle son directeur doit pouvoir lui faire confiance.

Le salaire

La rémunération d’un(e) secrétaire de direction varie du simple au double en fonction du niveau d’expérience, et de la difficulté administrative du poste proposé.

Généralement, en début de carrière, un(e) secrétaire de direction peut prétendre à un salaire mensuel brut de 1800 €, pour finir par atteindre 2300 € brut en fin de carrière.
Cela dépend bien évidemment aussi de votre pouvoir de négociation et du poste administratif proposé.

Les outils

Le ou la secrétaire de direction utilise différents outils qui lui sont mis à disposition par l’employeur.
Couramment sont utilisés des outils numériques comme les ordinateurs, l’agenda électronique, internet bien sûr, mais aussi certains outils de gestion et de bureautique.

Quelles sont les évolutions professionnelles possibles?

Avec de l’expérience professionnelle, le ou la secrétaire de direction pourra éventuellement évoluer d’un statut d’agent de maîtrise vers celui de cadre, ou pourquoi pas se spécialiser en tant qu’assistant(e) RH, commercial, export, comptable…

Si vous pouvez obtenir des offres en CDD, vous trouverez également de nombreuses opportunités en CDI proposées sur le marché de l’emploi. A noter que la notion de confiance est essentielle, et se construit sur la durée.

Comment trouver des clients en tant que secrétaire de direction ?

Seul(e)s les secrétaires de direction indépendant(es) vont se retrouver confronté(e)s à cette problématique. Si un candidat recherche un emploi, un indépendant n’a pas de patron mais des clients, qu’il faut apprendre à prospecter, rencontrer et convaincre !
Pour cela il va falloir rédiger une proposition de valeur claire et précise, définir des tarifs et prestations de services lisibles. Puis communiquer sur son activité.
Afin de maximiser ses chances de réussite, le Réseau Aadprox conseille de toujours réaliser une étude de marché et un business plan afin d’optimiser le développement de son portefeuille client lorsque l’on se lance en indépendant.

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Le Réseau Aadprox étant en plein développement, il se pourrait que nous recherchions de nouveaux/velles secrétaires de direction indépendant(es) dans votre zone géographique.

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Le métier de Secrétaire de Direction : Définition et fiche explicative
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