Secrétaire indépendante pour particuliers à domicile
Devenir secrétaire indépendant ou secrétaire freelance, c’est faire face à de nombreuses tâches administratives, telles que la gestion administrative, la gestion commerciale, la transcription audio et la dictée numérique, la gestion du plan, la hotline téléphonique, la réception, etc.
Bien entendu, déléguer le travail administratif à une secrétaire d’externalisation peut permettre aux chefs d’entreprise de se concentrer sur leur cœur de métier, ainsi que leurs faire gagner du temps et leurs permettre de ce concentrer sur leur environnement professionnel sans interférence des contraintes.
Normalement, vous effectuerez des services d’assistance administrative à distance de votre domicile, d’où le nom de «télésecrétariat». Dans des circonstances particulières, vous devrez peut-être vous rendre dans les locaux du client pour une tâche de remplacement ponctuelle. Si vos clients sont des particuliers, vous devrez vous rendre plus régulièrement à leurs domicile pour évaluer leurs conditions et leurs besoins.
Qu'est ce qu'une secrétaire indépendante à votre domicile ?
Pourquoi faire appel à une secrétaire indépendante ?
Faire appel à une secrétaire indépendante représente divers avantages :
- L’entreprise n’a pas nécessairement la charge de travail pour embaucher des employés, même à temps partiel. Le secrétaire peut intervenir pour des besoins ponctuels ou réguliers.
- Sauf circonstances particulières, il n’y a pas d’engagement à long terme : si un accord a été signé, il a pour objet de consigner par écrit les tâches confiées et les prix des prestations. L’entreprise ou le secrétaire peut mettre fin au «partenariat» très rapidement.
- Par rapport au coût des intérimaires ou de l’embauche d’employés, l’embauche d’un secrétaire indépendant représente un avantage financier absolu. Pas de dépenses salariales, pas de vacances, pas de formation financière, etc.
- L’entreprise n’a pas d’investissements importants : bureau, ordinateur personnel, imprimante, téléphone. Cela peut réduire les coûts d’exploitation.
- Disponibilité : Sur demande et avec majoration du taux horaire, elles sont souvent prêtes à travailler dans l’urgence, en fin de journée, le week-end.
A qui s'adresse-t-elle ?
En tant que secrétaire indépendante, vous pouvez choisir de travailler pour :
- Les entreprises, associations et autres organisations pour les accompagner dans la gestion administrative au quotidien
- Les particuliers (comme les personnes âgées) pour les aider à effectuer des tâches de gestion quotidienne : gestion du budget, paiement de factures, lettres, déclarations fiscales, démarches téléphoniques, etc…
Les missions d'une secrétaire à domicile
Si vous travaillez avec des clients professionnels, votre fonction de secrétaire indépendante concerne principalement l’assistance administrative et commerciale, vos tâches seront variées :
- Relance et rédaction de courriers
- Gestion des ressources humaines
- Préparation des devis et factures
- Mise en page et mise à jour de divers documents (bases de données, tableaux financiers simples, etc.)
- Relation fournisseur
- Documents de suivi (livraison, commande)
- Archiver et classer des fichiers
- Écritures comptables simples
- Saisie de documents
- Permanence téléphonique
De plus, on vous demandera de gérer l’agenda de l’entreprise (réservation d’itinéraire, inscription aux événements) et de transmettre toutes les informations à aux différents contacts.
Sachez également que les TPE / PME ont souvent un budget serré et peuvent vous demander de fournir des services plus spécifiques, ce qui nécessite d’autres compétences :
- Suivi sur site
- Création de documents de communication
- Réponse aux appels d’offres
- Assistance dans les processus, etc…
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