Nécessaire à la bonne tenue de la gestion commerciale, la fonction d’Administration Des Ventes (ADV) s’apparente souvent à la fonction service après-vente, indispensable au back-office commercial des entreprises : facturation des prestations, vente des marchandises et contrôle de la réception du paiement.
Le service d’administration des ventes régule les processus administratifs liés aux rapports entre l’entreprise et ses clients. Choisissez une prestation externe pour vous épauler et prendre en charge les démarches administratives liées au cycle de vente : traitement des commandes client (respect des tarifs, des délais de livraison et de la qualité), gestion du système de facturation et des équipes du service clientèle, réalisation des tableaux de bord et analyse de suivi des ventes (reporting) pour la prise de décisions stratégiques. Les clients choisissent souvent externalisation pour l’administration des ventes (ADV), car ils n’ont pas d’assistant responsable de ce service.
Élément essentiel au cœur d’une société, l’emploi d’administration des ventes résulte de l’ensemble des services établis dans une entreprise afin de s’assurer de la bonne exécution des commandes clients. L’administrateur en charge des process ADV joue un rôle primordial qui participe à la stabilité de la société. Confiez cette tâche à un assistant professionnel expert dans le secteur et gagnez du temps pour d’autres projets dé développement de votre activité.
L’administration des ventes, définition
L’administration des ventes résulte de l’ensemble des processus établis dans une entreprise afin de s’assurer de la bonne exécution des commandes clients. Cela englobe la réception des commandes clients, la réception des marchandises, l’organisation de l’acheminement des produits du fournisseur au client final, le suivi du traitement de la commande auprès des clients, la facturation et l’expédition des commandes; la gestion des tâches commerciales.
Notons que cette fonction est présente dans tous les secteurs d’activité peu importe la taille de l’entreprise, seule la taille des effectifs dédiés à cette fonction est variable.
Le personnel délégué à l’administration des ventes prend en charge la partie administrative du cycle de vente et intervient régulièrement sur les missions suivantes :
- Veiller au bon traitement des commandes clients (respect des tarifs, des délais, de la qualité du service)
- Gérer le système de facturation et le service clientèle, ainsi que les équipes associées (devis)
- Réaliser les tableaux de bord et les analyses nécessaires au suivi des ventes (reporting)
Nos prestations
Responsable des formalités administratives relatives aux ventes, un franchisé (assistante) de notre réseau peut vous soutenir au quotidien. Grâce à ses compétences commerciales, il peut gérer différentes tâches, au sein de l’office de l’entreprise ou à distance.
Le niveau et l’expérience des membres de notre réseau leur permettent également de vous conseiller sur le choix d’un logiciel d’administration des ventes et de vous aider à le déployer. Leur maîtrise leur permet d’utiliser facilement les différents modules et fonctionnalités nécessaires pour : la création de factures et bons de livraison, le suivi en temps réel des achats, ventes, échéances et créances clients, l’automatisation des relances clients et la création de tableaux de bord, de rapports et d’axes analytiques.
Le consultant indépendant vous accompagne dans diverses missions :
- Gestion du système de factures et relances
- Recouvrement des créances clients
- Contrôle des procédures administratives applicables lors des ventes réalisées
- Définition des cahiers des charges pour les relations clients/ fournisseurs/ partenaires
- Coordination des différents services (commerciaux, transporteurs, comptables)
- Contrôle et enregistrement des contrats de vente
- Expédition des commandes
Pourquoi externaliser son administration des ventes ?
L’externalisation de l’administration des ventes au près d’une assistante, offre de nombreux avantages. En faisant appel à un prestataire externe, membre de notre réseau, vous vous dégagez du temps pour d’autres activités stratégiques et opérationnelles. Ne prenez plus le risque de commettre des erreurs en opérant sur tous les fronts et laissez un professionnel assurer les tâches administratives afférentes à la mise en place d’un processus d’administration des ventes.
La création d’un poste et l’intégration d’un nouveau salarié impliquent des coûts fixes ainsi que des démarches administratives et demandent du temps pour la formation et le suivi. En optant pour une solution externe, vous vous déchargez de ces contraintes et profitez d’un service professionnel de qualité, respectant le secret professionnel et modulable selon vos besoins.
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