Externalisez la gestion administrative de votre courrier

La gestion du courrier demande une organisation logistique rigoureuse pour ne pas manquer d’informations importantes, d’impératifs ou d’échéances. Une défaillance dans le traitement de la gestion administrative du courrier peut entraîner des pertes et des oublis, des erreurs de classement ou encore des surcoûts en cas de mauvaise opération. La tâche peut rapidement devenir fastidieuse lorsque le volume de document augmente. Elle implique en outre d’y consacrer du temps.

Entre la réception, le traitement, la rédaction, la mise sous pli et l’envoi du courrier et des colis, les services courrier entrant et sortant sont des éléments principaux des activités quotidiennes des entreprises.

Une bonne gestion est essentielle pour éviter que les courriers ne s’accumulent. La personne en charge de la gestion du courrier entrant et sortant peut être amené à traiter des volumes plus ou moins importants selon l’activité. Les documents doivent être triés, classés, traités, archivés au quotidien et selon un processus bien précis.

Découvrez pourquoi l’externalisation de la gestion de courrier avec un secrétariat à distance peut être la solution qu’il vous faut.

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La gestion du courrier, qu’est-ce que c’est ? Définition

La gestion administrative du courrier inclut l’ensemble des tâches et processus qui vont permettre de recevoir, trier, rédiger une réponse, mettre sous pli, et faciliter l’envoi de courrier au sein d’une entreprise.

La gestion du courrier entrant et sortant est une tâche incontournable au sein d’une entreprise.

Le dirigeant ou la personne en charge de la gestion du courrier peut être amené à traiter des volumes plus ou moins importants de courrier (selon l’activité). Ceux-ci doivent être triés, consultés, classés, traités, archivé au quotidien et selon un processus bien rôdé.

Car tout mauvaise organisation ou défaillance dans le traitement de la gestion administrative du courrier peut entraîner :
Des pertes ou des oublis provoquant des retards
Des erreurs dans le classement des documents
Des surcoûts liés aux mauvaises opérations manuelles de gestion du courrier

Quelle organisation pour son service courrier ?

Un service courrier optimal permet au dirigeant et autres collaborateurs de la société de suivre la traçabilité du courrier. La personne qui prend en charge la gestion de courrier (courriers papier, mails, livraison et réception de colis) peut utiliser un logiciel pour la numérisation, une plateforme pour l’enregistrement des documents ou effectuer l’archivage papier après traitement du courrier.

La gestion du courrier optimisée peut intégrer :

  • Les réponses types adaptées à chaque cas de figure
  • La mise en place d’un plan de classement
  • La mise en place d’un process de traitement clair et identifié par tous

La mise en application d’un système de gestion de courrier offre l’avantage de raccourcir les délais de réponse, réduire les coûts de traitement et supprimer les étapes intermédiaires et chronophages. Notre réseau vous propose également, par le biais des franchisés, d’utiliser les fonctionnalités d’un outil de gestion électronique des documents (GED) propre à votre secteur d’activité et entièrement personnalisable.

Nos prestations de gestion du courrier

Les membres professionnels de notre réseau disposent des compétences nécessaires pour vous aider et vous accompagner dans la mise en place des processus de gestion de courrier en fonction de vos besoins. Ils peuvent agir à distance ou venir au sein de votre structure.

Ils opèrent à plusieurs stades de la gestion de courrier :

  • Dépouillement et premier tri
  • Analyse et traitement des courriers entrants
  • Rédaction et mise à la signature des courriers sortants avant les envois
  • Mise sous pli, adressage et affranchissement
  • Gestion de boîte(s) e-mail(s)
  • Dématérialisation des courriers et mise en place d’un plan de classement

Les avantages de l’externalisation

La gestion du courrier vous incombe ? Vous ne trouvez plus le temps de trier le courrier (factures fournisseurs, prospectus publicitaires…) ? Ne laissez pas les documents s’amonceler et optez pour un accompagnement personnalisé par un professionnel compétent et expérimenté dans les activités administratives.

Il/Elle pourra traiter l’information de chaque courrier et procéder à son indexation via des solutions logiciels ou un archivage papier classique.

En faisant appel à un prestataire externe, vous éviter toutes les tâches administratives liés au recrutement et à la gestion d’un poste de secrétaire ou assitant(e) (entretien, salaire, congés…). Gagnez du temps et concentrez-vous sur votre coeur de métier et vos clients.

Parmi nos membres vous trouverez la personne de confiance qui saura comprendre et appréhender les objectifs de votre entreprise et domaine d’activité. Pour un contrat ponctuel ou régulier, vous pouvez moduler votre prestation en fonction de vos besoins.

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La gestion du courrier
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