La secrétaire commerciale effectue toutes les tâches administratives et épaule l’équipe commerciale. Son rôle étant de faire le lien entre les clients et les commerciaux afin qu’ils puissent se concentrer essentiellement sur leurs missions de prospection commerciale.
Le poste de secrétaire commerciale est souvent associé aux entreprises privées telles que les TPE, PME ou grand groupe, dont la vente de biens ou services est indispensable à leur croissance et développement.
En quoi consiste le métier de secrétaire commerciale ?
Le métier de secrétaire commercial(e) permet de gérer les dossiers qui sont en lien avec les commerciaux. Les missions sont tout de même variées. La secrétaire commerciale est un élément capital au sein de l’entreprise dans laquelle elle travaille car c’est elle qui doit gérer tous les problèmes liés tant aux fournisseurs, qu’aux clients.
La secrétaire commerciale doit prendre en charge les relations entre la clientèle et les fournisseurs afin de renvoyer une bonne image de l’entreprise.
Fiche de poste secrétaire commercial(e) : Quelles sont les missions et tâches ?
Le travail d’une secrétaire commerciale, souvent perçu comme sédentaire et administratif, est varié et demande beaucoup de polyvalence. Selon le secteur ou domaine d’activités, ce professionnel peut être amené à :
- Répondre aux appels téléphoniques et informer les clients en fonction de leurs demandes,
- Effectuer l’étude commerciale et technique de la demande du client (disponibilité des produits, coûts…)
- Rédiger les devis et faire suivre les données sur les modalités commerciales et techniques aux équipes commerciales sur le terrain, clients…
- Noter les commandes, s’informer des conditions de réalisation et transmettre les informations,
- Gérer les éléments de paiement des commandes, ou les fait suivre au service concerné,
- Editer et envoyer les factures
- Piloter l’administration des ventes
- S’occuper du suivi de la clientèle ou de fournisseur et définit des solutions en cas de dysfonctionnements (livraison, garantie, règlement…)
- Gérer le secrétariat courant du service et des dossiers relevant de l’administratif
Comment devenir Secrétaire Commercial(e) ?
Pour devenir Secrétaire Commercial(e), il faut à minima suivre une formation diplômante débouchant sur un Bac pro Gestion-Administration et le Bac technologique STMG (Sciences et technologies du management et de la gestion) avec une spécialité mercatique dans l’idéal pour pouvoir aboutir au métier de secrétaire commercial(e). Une école privée peut aussi proposer une formation de qualité.
Les entreprises sont friandes des profils diplômés à un niveau Bac+2 spécialisés en secrétariat ou commerce. Il est possible d’évoluer vers ces fonctions en débutant comme assistante, la formation continue pouvant aider à acquérir des compétences complémentaires.
Quelles sont les compétences requises?
L’assistante ou secrétaire commerciale est une véritable liaison entre tous les collaborateurs de l’entreprise, les prospects et la clientèle. Elle doit absolument faire preuve d’aisance relationnelle et rédactionnelle.
Bien évidemment, la connaissance de plusieurs langues est un avantage pour travailler dans une entreprise travaillant à l’import/export ainsi que l’utilisation d’outils informatiques.
Le salaire
La rémunération d’une Secrétaire Commercial(e) peut varier entre 1 700 € à 2 000 € brut en début de carrière et entre 2 100 € et 2 500 € brut mensuel en fin de carrière. Le salaire peut augmenter avec l’expérience et en fonction des responsabilités confiées.
D’autres atouts peuvent être mis en avant. Par exemple, un bon niveau d’anglais (ou autre langue étrangère) peut permettre de trouver un travail dans le domaine de l’import/export ou de la vente à l’international. Secteur du bâtiment ou de l’automobile, société tertiaire, artisans : la demande est forte dans de nombreux domaines avec des emplois à la clef. Intérim, contrats en CDD et CDI sont proposés aux candidats.
Les outils
Utilisant quotidiennement l’outil informatique, la secrétaire commerciale doit savoir utiliser les logiciels bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie…) et de gestion commerciale qui sont indispensables au bon fonctionnement d’une entreprise. Grand groupe, mais aussi TPE et PME : les logiciels CRM sont de plus en plus présents.
Quelles sont les évolutions professionnelles ?
Après plusieurs années d’expérience, et en réussissant à faire ses preuves, l’assistante devenue secrétaire commerciale peut ambitionner une perspective d’emploi vers des postes à plus hautes responsabilités comme attachée commerciale ou responsable clientèle.
Comment trouver des clients en tant qu’Assistant(e) Commercial(e) ?
Seul(e)s les secrétaires de direction indépendant(es) vont se retrouver confronté(e)s à cette problématique. Lorsque l’on est indépendant, nous n’avons pas de patron. La recherche d’emploi est remplacée par le besoin de trouver des clients qu’il faut prospecter et séduire !
Pour cela il va falloir rédiger une proposition de valeur claire et précise, définir des tarifs et prestations de services lisibles. Puis communiquer sur son activité.
Afin de maximiser ses chances de réussite, le Réseau Aadprox conseille de toujours réaliser une étude de marché et un business plan pour optimiser le développement de son portefeuille client lorsque l’on se lance en indépendant.
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