L’Assistant(e) de Direction ou Secrétaire de Direction est le bras droit d’un cadre ou dirigeant d’entreprise. C’est la personne de confiance du chef d’entreprise. Son rôle consiste à assister le dirigeant d’entreprise dans l’accomplissement de ses tâches au quotidien. Il le décharge des tâches administratives et joue le rôle d’interface entre son employeur et les divers interlocuteurs de celui-ci.
Quel est le rôle d’une Assistant(e) de direction ?
L’assistant(e) ou secrétaire de direction est le collaborateur direct d’un cadre ou chef d’entreprise qui a un rôle d’assistanat auprès de ce denrier. Il ou elle est chargé(e) d’assister dans la gestion et l’organisation administrative de sa direction et permet donc de faciliter le travail de son supérieur hiérarchique. Il intervient sur l’ensemble des affaires courantes liées au travail de son responsable. Il s’occupe de l’assistanat, de traiter le courrier, filtrer les appels téléphoniques, frappe de courrier, classement etc … afin de ne présenter à sa direction que les informations essentielles.
Les missions et les tâches d’un(e) assistant(e) de direction ?
Les principales missions de l’Assistant(e) de direction sont :
- Gestion du planning
- Traiter le courrier
- Filtrer les appels téléphoniques
- Frappe de courrier
- Classement
- Rédaction des comptes-rendus
- Organisation des déplacements
- Communication
- Préparation des réunions
Comment devenir un(e) Assistant(e) de direction ?
Plusieurs formations professionnelles peuvent déboucher sur un emploi de secrétaire de direction. En effet, l’accès au métier d’assistant de direction peut se faire dès le niveau Bac :
- Bac Pro Gestion et Administration
- Bac Technologique STMG (sciences et technologies du management et de la gestion)
Mais il est conseillé de poursuivre ses études afin d’obtenir un niveau supérieur au Bac et notamment Bac +2 :
- BTS gestion de la PME/PMI
- DUT GEA (gestion des entreprises et des administrations)
- DUT GACO (gestion administrative et commerciale)
- IAE en alternance
Puis, vous pouvez aussi compléter avec une licence.
Les compétences d’un(e) assistant(e) de direction ?
Bras droit du manager, l’assistant(e) de direction doit avoir de nombreuses compétences à son actif. Il/Elle doit avoir une très bonne aisance orale, de bonnes capacités rédactionnelles ainsi qu’une très bonne organisation. Très disponible, il adapte le plus souvent son emploi du temps et ses horaires de travail en fonction de l’entreprise ou de son supérieur hiérarchique. La plus part du temps, il doit aussi être capable de gérer les ressources humaines. De plus, il doit être bilingue.
Voici une liste des compétences que doit avoir un(e) Assistant(e) de Direction :
- Sens de l’organisation et rigueur
- Maîtrise du Pack Office
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Discrétion, tact
- Bonne présentation orale et écrite
- Réactivité
- Bonne analyse ainsi qu’un esprit de synthèse
- Maîtrise d’une seconde langue (anglais)
Quel est le salaire moyen ?
Le salaire moyen d’un(e) Assistant(e) de Direction est situé entre 27 000 et 35 000€ brut par an.
Tout dépend du rôle qu’il/elle occupe dans l’entreprise et de sa complexité, de son expérience, de son niveau de formation, du secteur d’activité mais aussi de la taille de l’entreprise.
Les outils à maîtriser
L’Assistant(e) de Direction utilise principalement et en général les outils du Pack Office, des outils pour gérer l’emploi du temps, les tâches, un suivi des actions … Il/Elle se doit donc de maîtriser les nouvelles technologies avec une certaine facilité.
L’utilisation de ces outils est dans le but de gagner en efficacité et de gagner du temps.
La maîtrise de ceux-ci reste indispensable à la bonne réalisation de ses missions.
Quelles sont les évolutions professionnelles possibles ?
L’Assistant(e) de Direction peut se voir confier par la suite un statut de cadre.
En effet, il suit souvent l’évolution de son responsable, et donc s’élève dans la hiérarchie de l’entreprise.
Il a aussi la possibilité de se spécialiser dans différents domaines comme : comptabilité, RH, commercial, juridique etc …
Comment trouver des clients en tant qu’Assistant(e) de direction ?
Seul(e)s les secrétaires de direction indépendant(es) vont se retrouver confronté(e)s à cette problématique. Lorsque l’on est indépendant, nous n’avons pas de patron mais des clients, qu’il faut apprendre à prospecter, séduire et convaincre !
Pour cela, il va falloir rédiger une proposition de valeur claire et précise, et définir des tarifs et prestations de services lisibles. Il faudra également communiquer sur son activité et répondre à chaque proposition de mission avec une attention particulière, en étant attentif à chaque avis et demande particulière.
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