Externalisez votre préparation à la comptabilité
La qualité de la préparation des documents comptables d’une entreprise à destination de son expert-comptable est souvent source de tensions entre le dirigeant de l’entreprise et le cabinet d’expertise-comptable. Notamment lorsque le dirigeant a la fâcheuse habitude d’être désorganisé sur le plan administratif, ce qui a des conséquences directes sur la gestion comptable.
Un chef d’entreprise qui n’est pas bien structuré dans sa gestion administrative va avoir beaucoup de difficultés à capter l’ensemble des flux administratifs entrants et sortants de l’entreprise, à les traiter, classer, numériser, archiver et mettre à disposition des bons destinataires.
Cela va avoir un impact direct sur la comptabilité de la TPE, surtout sur la production de documents comptables (bilan, compte de résultat, situation,) et sur l’ensemble du déclaratif (TVA, impôts…). L’expert-comptable est incapable de produire ces documents, et donc de faire son travail, s’il n’est pas alimenté en pièces comptables qualifiées par l’entreprise.
Et oui, difficile de produire une déclaration de TVA si l’on n’a pas l’ensemble des factures (achats, ventes) réalisées dans le mois.
Le cabinet comptable va donc réclamer ces pièces comptables au chef d’entreprise, qui, totalement désorganisé sera incapable de les fournir en temps et en heure. Le cercle vicieux se met alors en place ! Le chef d’entreprise étant désorganisé, ne peut fournir les documents demandés par son expert-comptable, ce-dernier, à son tour, ne peut réaliser ses travaux comptables pour son client. Il va donc les lui réclamer et s’enclenche alors une dégradation de la relation.
L’entrepreneur a alors la sensation d’être harcelé par son cabinet comptable, qui lui réclame sans cesse des pièces qu’il ne parvient pas à trouver / fournir, alors que l’expert-comptable ne peut réaliser son travail et perd du temps à « courir » après son client pour obtenir ces fameuses pièces comptables.
Bref chacune des deux parties à l’impression que l’autre ne fait pas son travail !
Afin d’éviter d’en arriver à cette situation, il est nécessaire d’avoir mis en place une organisation administrative et une méthode de travail efficace visant à bien préparer ces pièces comptables en amont.Il s’agit d’une tâche régulière, qui nécessite beaucoup de rigueur et d’attention mais qui présente une forte valeur ajoutée malgré son aspect chronophage.
Réaliser sa préparation à la comptabilité dans les temps et de façon qualitative permettra de faciliter les relations en l’expert-comptable et le dirigeant.L’expert-comptable ne perdra plus de temps à récupérer les pièces manquantes et sera en mesure d’apporter des prestations plus orientées sur le conseil que sur de la production comptable pure.
Le chef d’entreprise quant à lui aura la garantie de recevoir ses documents comptables à temps et de bénéficier de conseils de la part de son expert-comptable.Comment mettre en place les bonnes pratiques de la préparation à la comptabilité ? Comment mettre en place un suivi régulier ? Avec quels outils ? Comment prévenir les risques de défaillance ?
On vous répond juste en dessous !
La préparation à la comptabilité, définition
La préparation à la comptabilité caractérise l’ensemble des process et méthodes qui vont permettre de préparer les pièces administratives d’une entreprise nécessaires à l’établissement de documents comptables par le cabinet d’expertise comptable.
Ces documents sont généralement répertoriés en trois grandes catégories : les recettes, les dépenses et la banque.
Une bonne préparation à la comptabilité permet de fournir à l’expert-comptable l’ensemble des pièces administratives qui seront utilisées pour la saisie des comptes et la production d’éléments comptables : balance, grand livre, comptes de résultat, bilans, déclaration de TVA, déclaration d’impôts…
Comment bien préparer ses documents comptables ?
Un chef d’entreprise doit faire preuve de rigueur et d’organisation dans sa gestion administrative pour recueillir les pièces qui seront utilisées pour la saisie des comptes et la production d’éléments comptables : balance, grand livre, comptes de résultat, bilans, déclaration de TVA, déclaration d’impôts…
Cette mission à forte valeur ajoutée impacte directement la comptabilité de la TPE, surtout sur la production de documents comptables de type bilan, compte de résultat, situation, et sur l’ensemble du déclaratif (TVA, impôts…). L’expert-comptable ne peut pas produire les documents ni réaliser son contrôle et son étude s’il n’est pas alimenté en pièces comptables qualifiées par l’entreprise. Avec toutes les informations nécessaires, l’expert-comptable peut assumer ses responsabilités et sera en mesure d’apporter des prestations plus orientées sur le conseil.
Le classement de document comptable se fait en fonction de trois catégories : recettes (factures clients), dépenses (fournisseurs, fiscales, sociales, notes de frais) et banque (relevés de comptes, frais bancaires, remises de chèques, prêts, contrats bancaires). Il est nécessaire de trier et ranger les informations, par fournisseur ou client et par ordre chronologique par exemple. Chaque organisation peut et doit adapter sa méthode de classement selon ses préférences.
Nos prestations
Les consultants indépendants franchisés de notre réseau peuvent intervenir à distance ou directement au sein de votre activité pour vous épauler dans les opérations de préparation de document comptable.
Ils prennent en charge, dans l’exercice de leur fonction, l’analyse de l’ensemble des tenants et aboutissants du cycle administratif de l’entreprise afin d’optimiser directement le traitement des flux administratifs actuels et futurs.
Les Ambassadeurs Administratifs de proximité agissent à différents niveaux :
- Mise en place d’un système de traitement des flux administratifs
- Réalisation d’un audit organisationnel et administratif
- Captation, traitement, classement, numérisation et archivage des pièces administratives
- Suivi des relevés de banque et des encaissements
- Organisation des documents et pièces comptables nécessaires pour l’expert-comptable
- Gestion des relations administratives avec le cabinet comptable
Pourquoi externaliser la préparation de la comptabilité ?
En optant pour une solution externe vous vous assurez le suivi, le traitement et la synthèse des informations entrantes et sortantes qui vous permettront d’être à jour vis-à-vis de votre préparation à la comptabilité, d’améliorer vos relations avec votre expert-comptable et de bénéficier de prestations à plus forte valeur ajoutée de sa part (conseil, audit…).
Gagnez du temps en déléguant votre préparation à la comptabilité à un professionnel et concentrez-vous sur votre coeur de métier. En faisant appel à un indépendant vous n’aurez pas à gérer toutes les démarches administratives et les coûts fixes liés à un recrutement.
Profitez d’une excellente continuité de service grâce à nos prestations sans engagement dont la durée est modulable en fonction de vos besoins.
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