Les compétences attendues pour un(e) assistant(e) de direction

Le poste d’assistant de direction demande différentes qualités. Tout d’abord, femme ou homme, il faut avoir une excellente présentation, avec notamment une aisance orale soutenue par un très bon niveau de vocabulaire. L’assistant de direction doit également posséder de bonnes capacités rédactionnelles et un sens poussé de l’organisation. Les autres qualités requises sont la disponibilité, l’autonomie dans le travail, une humeur toujours au beau fixe, et du sang-froid. Le poste demande également une maîtrise des nouvelles technologies, une bonne faculté d’adaptation et un certain sens de la discrétion.

• Outils bureautiques : gérer les outils de production de document, tel que le traitement de texte, les tableurs et tous les outils spécialisés de production basés sur un métier, les outils de communication principalement les logiciels de courriel, et également les outils de conservation tel que les logiciels de gestion documentaire. (ex : PowerPoint)

• Gestion administrative : prendre en charge des activités commerciales, de communication, de gestion, de ressources humaines, de production.

• Normes rédactionnelles : avoir un niveau correct en grammaire et orthographe.

• Méthode de classement et d’archivage : ranger les informations logiquement, dans le matériel et le mobilier approprié ou via une base de données par exemple.

• Modalités d’accueil : accueil et prise de contact par téléphone ou par email.

• Utilisation d’outils collaboratifs : planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise, …

• Veille informationnelle : activité continue visant à une surveillance active de l’environnement technologique, commercial, etc., pour en anticiper les évolutions.

• Veille réglementaire : activité d’anticipation des réglementations nationales ou internationales susceptibles d’avoir une influence sur les activités ou la stratégie de l’entreprise.

• Gestion administrative du personnel : responsabilité au long cours qui demande une rigueur absolue : contrats de travail, déclarations URSSAF, fiches de paie, visites médicales, absences, congés payés…

Quelle formation et comment devenir assistant de direction ?

Il existe différentes formations tournées vers l’administratif pour pouvoir exercer la profession d’assistant de direction : Quelques formations possibles : – Le Bac Pro en gestion et administration. – Le Bac Technologique en Sciences technologies du management et de la gestion. – Le BTS Gestion de la PME. – Le DUT Gestion administrative et commerciale. Il faut aussi savoir qu’un certain nombre de centres de formation proposent de se former au métier d’assistant de direction (ou à une autre profession liée au domaine du secrétariat) via des cours en centre ou à distance. Ce sont généralement des formations de courtes durées (de 6 mois à 1 an) qui peuvent dans certains cas se suivre par la voie de l’alternance.