Le métier d'assistant(e) de direction en freelance en quelques mots
Le rôle premier d’une assistant(e) de direction est d’accompagner au quotidien son dirigeant. Elle doit le décharger au maximum de ses contraintes quelles soient administratives personnelles et professionnelles. Elle doit également lui permettre d’avoir plus de disponibilité pour l’entreprise et pour ses collaborateurs.
Un(e) assistant(e) de direction doit savoir gérer un agenda, les déplacements… l’organisation du quotidien. Il est nécessaire d’avoir une aisance rédactionnelle ainsi qu’une aisance à l’orale car les courriers et les appels téléphoniques font parties des tâches quotidienne.
Il faut aussi de grandes capacités d’adaptation, un excellent relationnel, le sens des priorités et de la confidentialité, une efficacité immédiate.
L’anglais courant est souvent un avantage. Une parfaite maîtrise de la bureautique est souvent nécessaires !
En dehors des qualités indéniables d’écriture, ce sont ses facultés d’imprégnation, d’ouverture, d’initiative et d’implication qui sont aussi importantes. Une assistante freelance arrive à identifier rapidement les besoins de ses clients et à y répondre dans les délais définis.
L’assistant(e) est le point central de l’équipe projet. Elle insuffle un esprit d’équipe, une ambiance de bonne humeur. Elle participe à la créativité collective lors des réunions d’équipe.
Des réunions qui d’ailleurs ne pourraient pas se faire sans elle. Elle est systématiquement présente autour de la table, même si son organisation personnelle doit en souffrir.
Une assistante de direction freelance saura soulager efficacement le secrétariat et simplifier la tâche.
Les tâches d'un(e) assistant(e) de direction en freelance
Les tâches d’un(e) assistant(e) de direction sont nombreuses. En voici quelques-unes à titre d’exemple :
- Création et mise en page de documents
- Rédaction et frappe des courriers et comptes-rendus
- Gestion des agendas et prise de rendez-vous
- Gestion du standard
- Organisation des déplacements
- Réceptionner et diffuser le courrier dans l’entreprise
- Etablir les notes de frais
- Suivi administratif du budget des équipes (mise à jour de tableaux de bord)
- Gestion du stock de fournitures
- Gestion du classement et de l’archivage
- Mise à jour de la base de données
- Suivi des présences aux événements, réunions extérieures et séminaires
- Gestion logistique des événements (traiteurs, transport, matériel, etc.
- Ressources humaines
- Recherches commerciales
Au delà des fonctions administratives, un freelance a plusieurs casquettes : chef d’entreprise, commercial, comptable… Freelance rime avec entreprenariat.
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Les activités liées aux démarches administratives, traitement des informations et appels entrants, sortants ainsi que le classement des documents des entreprises peuvent vite occuper une trop grande partie de votre temps. Faites confiance aux professionnels franchisés de notre réseau pour externaliser votre gestion administrative et profitez d’une véritable qualité de service.
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