Une fiche de paie est un document établi tous les mois (en France) par l’entreprise pour les salariés par leurs sociétés.
Dans certains pays il sera établi de manière hebdomadaire. Le bulletin de salaire est un récapitulatif de toutes les informations concernant les coordonnées de l’employeur et du salarié, le temps de travail, le salaire brut ainsi que net et tous les versements de cotisations sociales.
L’employeur a l’obligation de remettre une fiche de paie à ses salariés lors du versement du salaire. Le document doit comporter diverses mentions obligatoires. Certaines mentions sont interdites. Des rubriques liées aux cotisations et contributions sociales doivent figurer sur la fiche de paie..
Comment réaliser une fiche de paie ?
- L’employeur, le nom, l’adresse, le numéro de Siret et le code APE ou le code NAF
- Le salarié, son nom et l’intitulé de son poste
- La Convention Collective Applicable
- Le nombre d’heures effectuées (avec bien sûr, une distinction avec les heures supplémentaires)
- La rémunération brute de votre salarié
- L’ensemble des cotisations liées à la protection sociale (la santé, les accidents et maladies professionnelles, la retraite, la famille et le chômage)
- Le montant des contributions sociales
- Tout ce qui concerne les primes, les avantages en nature
- Les autres versements et retenues (ex: frais de transport)
- Les indemnités liées aux congés payés (date)
- Le montant net à payer avant impôt sur le revenu
- Le montant de l’impôt prélevé à la source
- La rémunération nette
- La date de paiement
- Le total versé par l’employeur
- Le montant qui correspond à la suppression des cotisations salariales chômage et maladie
- Et enfin (et c’est déjà pas mal ) un rappel qui indique que la fiche de paie/bulletin de paie doit tout le temps être conservé
Toutes les mentions obligatoires
Les informations concernant l’employeur:
Nom / adresse
Numéro de SIREN
Code APE/NAF
La convention collective applicable au salarié.
Les informations relatives à l’identité du salarié :
Nom et prénom
Emploi occupé, et classification (niveau et coefficient hiérarchique)
Période de travail et le nombre d’heures de travail effectuées.
Les informations relatives au salaire
Montant du salaire de base
Montant de la rémunération brute
Nombre d’heures payées au taux normal et le nombre d’heures payées par majoration (heures supplémentaires, le travail de nuit ou travail un jour férié)
La nature et le montant des accessoires de salaires soumis aux cotisations (ex: tickets-restaurant, frais de transport, primes, etc.)
Repos compensateurs
Date de paiement du salaire
Date des congés payés et montant de l’indemnité d’absence.
A noter: les mentions obligatoires sur le bulletin de paie ne comprennent pas le solde des congés payés, qui est une mention supplémentaire facultative.
Il est nécessaire de mentionner les informations suivantes :
Montant des cotisations de prévoyance: santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille et chômage
Montant total des exonérations et allégement des cotisations employeur
Montant net à payer avant impôt sur le revenu et le montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source
Mentions finales d’informations: “Conservez ce bulletin de paie sans limitation de durée”, et “pour plus d’informations, consultez le site Internet www.servicepublic.fr rubrique cotisations sociales”
Nature et montant de tous les prélèvements sociaux et fiscaux sur la rémunération brute (CSG, CRDS, cotisations salariales etc…)
Les outils existants pour la création de fiche de paie
Faire un bulletin de paie conforme ne s’improvise pas. Même si beaucoup de TPE ou PME réalisent les fiches de paie en interne sur Excel, cette tâche est le plus souvent externalisée auprès d’un expert-comptable ou traitée par l’intermédiaire d’un logiciel spécialisé. Le logiciel de paie est l’élément nécessaire et indispensable au gestionnaire de paie. Les logiciels de paie sont adaptés à chaque type de paie et à chaque utilisation. Effectivement, certains seront plus adaptés aux petites entreprises, d’autres aux sociétés qui ont plus de 1000 ou 1500 paies à sortir par mois, etc.
Chaque entreprise choisit son logiciel en fonction de ses besoins et surtout de son budget.
Il existe plusieurs outils de logiciel de paie dont en voici l’exemple:
- PayFit
- Cegid
- Fiche-Paie.net
- Ciel Paye
- Sage One
