LA GESTION DES PAPIERS ADMINISTRATIFS
Tout ce qu'il faut savoir sur la gestion de vos documents administratifs et leur degré d'importance
Une bonne gestion de ses papiers administratifs demande du temps, de la patience et une très bonne organisation. En effet, il est important d’effectuer de temps en temps du rangement ou un tri radical dans vos papiers administratifs pour éviter de perdre du temps à chercher un papier ou un document en particulier.
Une meilleure organisation et un meilleur rangement permet de gagner en productivité, de perdre moins de temps à rechercher un document et ainsi avoir une meilleure gestion pour son entreprise et par la suite vous consacrer pleinement à votre cœur de métier.
Certains papiers sont temporaires et d’autres sont à conserver toute une vie. Le temps de conservation d’un document varie en fonction de son importance, chaque chef d’entreprises est tenu de conserver ses documents administratifs selon une durée réglementaire. Ces durées sont régies par le Code de commerce et le Code civil.
En effet, comme pour un particulier, qui lui devra conserver des types de documents bien précis tels que : assurance, logement, banque, famille, santé ; le micro-entrepreneur devra de son côté archiver des papiers administratifs en lien avec son activité professionnelle. Conserver certains documents administratifs est donc obligatoire pour tout chef d’entreprises.
Facture, contrat de travail, certificat de travail, baux de location, accident de travail, numéro de Siret, code APE, documents d’assurances etc …, la conservation de ces éléments est primordiale et obligatoire. Afin de vous y retrouvez, un travail minutieux doit être réalisé. Du classement au rangement, du rangement à la conservation jusqu’à l’archivage, c’est tout un processus à respecter.
Des méthodes d’archivage efficaces
Pour pouvoir vous y retrouvez et perdre moins de temps à chercher vos documents administratifs, il y a plusieurs solutions qui s’offrent à vous. L’ancienne méthode, qui est de classer vos papiers administratifs dans des classeurs et ainsi se retrouver avec une pile de classeurs qui n’en finit plus et vous retrouvez avec un bureau sous forme de bibliothèque, ou bien opter pour une deuxième méthode qui est la plus optimale et la plus 21ème siècle, c’est celle de la gestion électronique des documents.
Une GED, c’est un coffre-fort numérique qui vous permettra de stocker tous vos documents administratifs dans un endroit sécurisé, de bénéficier d’une meilleure visibilité pour vos documents, d’une meilleure gestion, organisation et d’un rangement personnalisé.
Comme nous l’avons vu plus haut, il y a une durée réglementaire à respecter en fonction du degré d’importance de chaque document administratif pour une microentreprise.
Les documents comptables :
Ceux-ci sont très importants et vous devez les garder le plus précieusement possible. En effet, ce sont les documents les plus nombreux pour un chef d’entreprise et les plus substantiels. En cas de contrôle fiscal, ce sont ces archives que vous devrez montrer à l’administration fiscale.
L’autoentrepreneur doit avoir une comptabilité soignée, organisée et rangée. Celui-ci doit s’assurer de conserver :
- Son livre comptable avec chaque dépense et chaque recette qui devront y être figurées et enregistrées, suivi des pièces justificatives complémentaires.
- Factures et autres : les doubles des factures émises et réglées par ses clients, les reçus de chaque dépense.
Les documents comptables doivent être conservés pendant toute la durée de votre activité d’auto-entrepreneur et jusqu’à 10 ans après sa cessation. En ce qui concerne les justificatifs et contrats bancaires relatifs à la microentreprise, ceux-ci doivent être gardés 5 ans.
Les documents d’assurance :
Les documents d’assurance permettent de sécuriser l’activité des chefs d’entreprises, qui sont dans l’obligation de souscrire à une assurance spécifique à leur statut d’indépendant : une RCP (Responsabilité civile professionnelle) par exemple. Les documents d’assurances doivent être conservés pendant toute la durée de l’activité d’autoentrepreneur et au minimum 2 ans après la fin de celle-ci.
Pour terminer, en tant que micro entreprise, le dirigeant se doit de conserver son numéro de SIRET, son code APE ou autres immatriculations idéalement jusqu’au terme de son activité.
