La facturation en entreprise : conseils et gestion
Les règles à respecter pour gérer la facturation ?
La facturation est une chose très réglementé à plusieurs niveaux, vis-à-vis, des dates de remise de la facture, d’obligation de facturation, des supports à utiliser pour la facturation, de logiciel (depuis 2018), de mentions obligatoires qui sont à indiquer sur les factures et de conservation des factures.
Les obligations de facturation pour les entreprises
Il faut savoir qu’une facture est obligatoire dans le cadre :
- D’un achat de produit ou pour tout ce qui est prestation de services réalisés pour des besoins professionnels
- Des ventes à distance
- Des livraisons aux enchères publiques de biens occasion, d’œuvre d’art, d’objets de collection ou d’antiquité
- Des prestation de services délivrées à des particuliers dont le montant TTC s’élève à au moins 25€, ou pour les particuliers qui souhaitent une facture
- Des ventes délivrées à des particuliers qui demandent une facture.
Sachez que l’externalisation de vos factures est possible, en donnant manda à une autre personne de les établir en votre nom et pour votre compte.
La date d'établissement d'une facture
Afin d’établir une date à votre facture, voici les règles :
- Pour les ventes : en principe, elle est établie lors de l’acceptation de la commande ou lors de la livraison si elle intervient plus tard
- Pour les prestations de services : la facture est en principe établie le jour où la prestation est achevée
Une facture et en minimum 2 exemplaires, un pour le client et l’autre pour l’entreprise.
Un support de facturation adéquat
Une facture peut-être sous format papier ou électronique, mais si celle-ci est électronique il faut utiliser une des façons suivantes :
- En ayant recours à la signature électronique
- En utilisant l’échange de données informatisées pour télétransmettre les factures
- En ayant recours à une solution technique différente de la signature électronique ou du format papier. Dès lors que les contrôles documentés et permanents sont mis en place par l’entreprise et permettent d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraisons de biens ou la prestations qui en est le fondement.
De plus, l’administration fiscale admet qu’une facture établie sous format papier puis numérisée, envoyée et reçue électroniquement soit considérée comme étant une facture électronique. Une signature électronique doit sécuriser la facture numérisée. Celle de départ (sous format papier) doit toutefois être conservée.
Informations obligatoires
Une facture doit obligatoirement avoir ses mentions :
- L’identité du professionnel et du client
- Le numéro individuel d’identification à la TVA du professionnel, et du client lorsqu’il auto-liquide la TVA (opération réalisée à l’étranger)
- La date d’émission de la facture
- Le numéro de la facture
- La date de la vente ou de la prestation de services
- La quantité, la dénomination précise, et le prix unitaire hors TVA des produits vendu et des services rendus
- Les réductions de prix acquises à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liées à cette opération
- Le taux de TVA applicable
- Le montant total de la TVA
- Le montant total à payer hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
- Les conditions de réglement
- Les conditions d’escompte en cas de retard de paiement
- Le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement dur par le créancier professionnel en cas de retard de paiement
- L’adresse de facturation des parties, lorsqu’elles est différente de leur adresse
- Le numéro du bon de commande, s’il a été préalablement établi par l’acheteur
N’oubliez pas qu’une infraction aux règles de facturation peut vous valoir une amande administrative prononcée par l’autorité chargée de la concurrence et de la consommation. Le montant de l’amende peut atteindre 75 000€ pour une personne physique et 375 000€ pour une personne morale.
La certification du logiciel de facturation
Maintenant, depuis 2018, il est obligatoire d’utiliser un loogociel de gestion satisfaisant aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données, attestées par un certificat qui est délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle délivrée par l’éditeur.
Pensez à conserver vos facture
D’après la loi 2008-561, les obligations nées à l’occasion de leur commerce entre commerçants ou entre commerçants et non commerçants se prescrivent par 5 ans.
Vis-à-vis du plan comptable, les factures doivent être conservées pendant 10 ans étant donné qu’il s’agit de pièce justificatives.
Mais sur le plan fiscal, les factures sont à conserver au moins 6ans à compter de la date de leur établissement.
Facturation et organisation : les enjeux importants
Organiser des factures implique de mettre en place un processus qui va du déclenchement de l’établissement de la facture au client jusqu’au suivi de son recouvrement complet
Le processus de facturation en détail
Afin de bien définir le processus de facturation, il faut se poser les questions suivantes :
- Qui est en charge de la facturation ?
- Quelle est l’application que la personne habilitée doit être utiliser pour établir la facture ?
- Comment la facture doit-elle être transmise au client ?
- Comment la facturation est-elle contrôlée ?
Effectuer un suivi de facturation en bonne et due forme
Il y a des tâches particulièrement importantes pour l’entreprise comme le suivi du règlement des factures émises ou la relance des clients en retard de paiement.
C’est pour cela qu’on met en place une procédure bien définie afin d’optimiser les encaissements clients, et donc la trésorerie de l’entreprise.
Dès qu’un retard de paiement est constaté, il ne faut pas attendre et relancer le client, si après plusieurs relance toujours, il est conseillé de joindre le client afin de faire un point avant de passer par la mise en demeure si il n’y a toujours pas de paiement.
Et pour simplifier également le suivi du paiement des factures et de la relance clients, il faut catégoriser le profil des différents clients.
Un logiciel de facturation adapté
L’utilisation d’un logiciel professionnel de facturation permettra un gain de temps.
De plus, un éditeur fiable va proposer des solutions pour établir des factures conformes aux règles en vigueur et d’obtenir toutes les mises à jour nécessaire à chaque changement de législation.
A noter que pour les entreprises de négoce par exemple, il existe des logiciels de facturation adapté où la facturation sera reliée aux bons de commande, aux bons de livraison et au mouvement de stock.
Pareil pour les entreprises de bâtiment, où la facturation doit être reliée aux devis et où l’établissement de factures d’acomptes est souvent nécessaire.
Ce qu’il faut retenir : un logiciel de comptabilité adapté qui contient également un module de gestion de la facturation qui permettra l’enregistrement immédiat et automatique dans la comptabilité des factures établies vous fera gagner du temps considérablement et réduira le taux d’erreur.
