Comme c’est le cas pour chaque fonction de l’administration, le métier de secrétaire administratif requiert une de la rigueur et de l’organisation. Des qualités rédactionnelles et de synthèse sont également indispensables dans la préparation de notes et l’élaboration de dossiers.
Quelles sont les missions principales du secrétaire administratif ?
- Le secrétaire administratif / la secrétaire administrative exerce des tâches de rédaction, de préparation à la comptabilité, de contrôle et d’analyse
- Ce denier peut être assistant de direction ou en charge de l’animation d’une éqauipe
Dans la cas d’un emploi dans le secteur public :
- Les secrétaires administratifs, sont en catégorie B et peuvent exercer leur métier dans des ministères, au sein des services déconcentrés de l’Etat, ou dans des établissements publics..
Compétences :
- Connaissances administratives et juridiques souhaitées
- Capacité d’analyse
- Capacité de synthèse
- Bonne rédaction
- Maîtrise des outil informatique (pack office)
- La discrétion
- Être disponible
- Être autonomie
- La réactivité
- De la rigueur
- Être méthodologique
- Une bonne expression
Diplômes :
Dans le secteur public: Concours de secrétaire administratif de l’Etat
- Concours externe, accessible au niveau bac ou diplôme équivalent
- Concours interne pour les agents publics justifiant de 4 années de service public
Dans le privé, le métier n’est pas réglementé,il n’existe donc pas de diplôme qui soit obligatoire pour devenir secrétaire administratif. Il est possible de trouver des offres d’emplois sans avoir un niveau d’étude particulier.
Cependant, de nombreuses entreprises entreprises du secteur privé demandent un diplôme de niveau BAC+2.
Il est recommandé d’atteindre ces niveaux d’études pour trouver des postes intéressants et évoluer plus facilement tout au long de sa carrière.
Que l’on veuille travailler dans le secteur public ou le secteur privé, il est recommandé d’obtenir au minimum le BACCALAURÉAT (Un baccalauréat technologique Sciences et Technologies du Management et de la Gestion (BAC STMG) ou le Bac Pro Gestion-Administration si l’on souhaite intégrer le monde du travail dès l’obtention du baccalauréat) et dans l’idéal un BTS (il faudra avoir un bon dossier pour être accepté).
Afin de s’assurer le plus de débouchés et d’évolutions possibles, il est recommandé de suivre le BTS Gestion de PME, très demandé par les recruteurs.
Le BTS Gestion de la PME remplace le BTS Assistant de Gestion PME-PMI. Une majorité des élèves acceptés à ce BTS proviennent d’un BAC Pro GA ou d’un BAC STMG.
La formation dure 2 ans, elle peut être suivie en formation continue ou en alternance. Dans le cas d’une alternance, l’élève doit trouver une entreprise par ses propres moyens et signer un contrat de professionnalisation ou d’apprentissage.
Ce BTS prépare au métier d’assistant de dirigeant. L’élève suit plusieurs enseignements généraux et professionnels spécifiques à l’environnement de travail dans une PME :
- connaissances générales et expression,
- langue vivante étrangère,
- culture économique, juridique et managériale,
- gestion de la relation client et fournisseur,
- contribution à la gestion des risques,
- contribution à la gestion des ressources humaines,
- soutien au fonctionnement et au développement de l’entreprise.
À l’issue de la formation, l’élève est capable de gérer les tâches administratives, la petite comptabilité (facturation, paie, etc.), le suivi administratif commercial et l’organisation d’une PME.
