Secrétaire indépendante ou télésecrétaire
On parle de sous-traitance ou d’externalisation administrative pour les missions de secrétariat, cela correspond au fait de confier à un prestataire externe des missions qui peuvent être exécutées en interne par une secrétaire salariée.
Il faut donc comprendre qu’une secrétaire indépendante exerce son activité à son compte. On emploi aussi le terme freelance ou encore télésecrétaire.
Par conséquent, les secrétaires indépendants sont liés aux clients par des contrats de service, et peuvent également formaliser les contrats plus simplement en signant des devis et / ou des bons de commande et des conditions générales de service. Cela sous-entend aussi que le secrétaire indépendant fixe les tarifs de ses prestations.
La tâche d’un secrétaire est d’être l’assistant de son grade, de son équipe ou de son service. Mais pas seulement, car le secrétaire peut également collaborer à distance à domicile avec différentes entreprises ou individus appelés secrétaires indépendants.
En théorie, quiconque le souhaite peut devenir secrétaire indépendant. Cependant, à moins que vous ayez déjà une certaine expérience ou des référence solides, avoir des qualifications de secrétaire ou de gestion vous rendra plus crédible auprès des clients et vous permettra de proposer d’avantage de prestations.
Retrouvez les formations pour devenir secrétaire indépendante et les compétences et qualités nécessaires pour ce métier.
Les différentes formations pour devenir un(e) secrétaire indépendant(e)
Voici quelques exemples de formation de secrétaire :
- BEP dans les services administratifs : Le titulaire de ce BEP s’assure qu’au sein de tout type d’organisation, les activités administratives techniques, organisationnelles et relationnelles sont principalement axées sur : traitement des informations et documents, la logistique administrative et l’accueil clients ou utilisateurs. Il montre l’adaptabilité à différents environnements.
- Gestion-Administration (Bac Pro) : Ce bac pro forme des gestionnaires administratifs appelés à travailler au sein d’entreprises de petite et moyenne taille, de collectivités territoriales, d’administrations ou d’associations. On retrouve aussi la gestion des ressources humaines.
- BTS management des petites et moyennes entreprises : Les titulaires du BTS gestion de la PME sont des collaborateurs direct de dirigeant ou de cadre dirigeant d’une PME (5 à 50 salariés). Son travail se caractérise par une forte polyvalence à dominante administrative
- BTS support des actions de management : Fonctions exécutées avec des gestionnaires ou des cadres. Il développe des compétences relationnelles, organisationnelles et managériales. Il réalise des activités de support et des activités de délégation plus ou moins professionnelles basées sur les services. Il est capable d’organiser des événements, des voyages, de gérer l’information et est responsable de la gestion d’un certain nombre de documents directement liés aux activités générales de l’organisation.
- DUT GEA (Commerce et Administration) : L’option de gestion offrent une formation dans tous les domaines de la gestion d’entreprise: logistique, affaires, droit, finance, finance et comptabilité. Le titulaire de cette option vise à assurer la gestion de l’entreprise dans de multiples dimensions.
Les compétences et qualités que vous développerez
Etre secrétaire indépendante rime avec polyvalence car vous devrez souvent travailler sur des tâches très variées et des clients différents.
Voici les principales compétences et qualités requises pour exercer au mieux la profession :
- Organisé et flexible, car les exigences de votre client sont généralement urgentes
- Faire preuve d’une grande conscience professionnelle car vous avez affaire à des données confidentielles.
- La discrétion est de rigueur !
- Maîtriser la langue de l’entreprise et avoir d’excellentes compétences en expression écrite
- Bonne connaissance du vocabulaire de l’industrie et du monde des affaires
- Ayez également d’excellents discours
Il est primordiale évidemment de savoir utiliser des outils bureautiques et informatiques courants : traitement de texte, mise en page, Internet, services de messagerie, etc… Dans certains cas, vos clients peuvent vous former sur certains logiciels.
