Secrétaire indépendante et outils
Pour le métier de secrétaire indépendant, il faut : assez de courage, un peu d’organisation, l’envie d’être indépendant et surtout, comprendre la situation. Créer une entreprise est une bonne chose, mais il vaut mieux commencer à se préparer ! Afin de maximiser vos chances de succès en tant que secrétaire indépendant, vous pouvez travailler en entreprise, comme à domicile, mais il vous faut suivre différentes étapes…
Pour commencer à devenir indépendant dans le domaine de l’externalisation administrative, il vous faudra passer par plusieurs étapes : choisir un lieu, un mode de financement, déterminer l’aide à laquelle vous avez droit, définir la proposition de valeur, choisir votre statut juridique, et enfin déterminer votre plan d’action commercial. Mais surtout, il vous faut les bons outils ! Les outils utilisés par les secrétaires à distance varient beaucoup. Habituellement, ils utilisent des ordinateurs avec un Pack Office pour la rédaction de courriers, un téléphone et des logiciels basiques (tels que Word et Excel) afin de répondre aux besoins d’assistance de gestion les plus simples.
Petite liste non-exhaustive des logiciels de secrétariat
Le secrétariat indépendant attire de plus en plus de monde en France, une des raisons en est l’installation « facile ». Les gens entendent souvent dire qu’un investissement important n’est pas nécessaire. C’est vrai, mais attention, cela dépendra des outils informatiques et bureautiques utilisés au départ. Car si vous partez de 0, il peut quand même s’accumuler rapidement !
Quels outils de base souhaitez-vous disposer lorsque vous démarrez avec un secrétariat indépendant?
- Un bon PC : vous avez peut-être déjà un PC à la maison, mais est-ce suffisant pour ce métier? Le secrétaire indépendant est multitâche ! Il bascule toujours entre les activités et vous perdez trop de temps à chaque fois que vous fermez toutes les applications, vous avez donc besoin d’un PC qui dispose de suffisamment de mémoire et qui peut gérer plusieurs applications en même temps.
- Les bon logiciels : de même, ne prévoyez pas de vous limiter aux logiciels libres et open source. Vous avez besoin au minimum du Pack Office, un bon outil de messagerie, et vous devez également utiliser d’autres outils pour vos clients (boîtes de dépôt, logiciel spécifique de facturation comme les experts-comptables, logiciel en ligne, Google Drive …). Vous l’aurez compris, vous devrez vous adapter aux clients, vous aurez donc besoin de beaucoup d’outils bureautiques sur votre PC.
- Une table réglable et ergonomique : vous passerez beaucoup de temps à votre bureau chaque jour, la plupart du temps devant l’ordinateur. Par conséquent, vous avez besoin d’un environnement adapté ! Il est préférable d’avoir une pièce séparée avec une grande table, un espace de rangement, un écran assez grand (voir 2), un siège confortable…
- La bonne imprimante : si vous n’avez pas encore d’imprimante, vous devez en choisir une. En fonction de votre service, vous devrez l’utiliser souvent ou occasionnellement. Si vous fournissez l’impression et la copie, vous devez acheter un équipement performant à cet effet. Par conséquent, il est nécessaire de prendre en compte la taille du dispositif, la qualité d’impression et surtout le coût de la cartouche d’encre.
Cette liste n’est pas exhaustive, car chacun s’adaptera à son environnement de travail en fonction de ses prestations car elle peuvent être vraiment différentes, de la gestion commerciale aux devis et factures… Certains logiciels sont relativement chers. De plus, cela nécessitera le remplacement de l’équipement et vous devez être en mesure de remplacer le PC du jour au lendemain sans causer de perte au client. Vous l’aurez compris, même si la carrière d’assistant indépendant attire chaque année de plus en plus de monde, elle ne s’improvise pas et nécessite le bon matériel, et vous ne pourrez pas démarrer avec un investissement de 0 euros. Cependant, cela ne doit pas vous ralentir, car à partir de vos premiers clients, votre équipement se rentabilisera rapidement.
