Le métier d’Office Manager consiste à alléger le directeur général pour qu’il puisse pleinement se consacrer à ses missions commerciales et managériales. Il est en charge du bon fonctionnement, de la coordination, tout comme de la supervision du bureau. Il peut être rattaché à d’autres directeurs comme d’autres services au sein d’une même entreprise. Sa gestion est principalement axées sur l’administratif, les ressources humaines et la comptabilité.
Les avantages d'un freelance
Externaliser et déléguer la gestion administrative, les ressources humaines, etc. à un Office Manager en freelance, va permettre aux entreprises de libérer du temps et ainsi se focaliser sur des missions essentielles au développement de leur activité. Ses fonctions et compétences sont similaires à celles d’un assistant. Il représente un gain précieux en management, direction, productivité et en flexibilité.
De plus, un(e) Office manager expérimenté(e) a aujourd’hui sur le marché du travail un niveau de salaire relativement élevé du fait de son expérience et expertise multiple.
Les TPE/PME n’ont pas les ressources financières nécessaires pour recruter ce genre de profil que ce soit en CDD ou en CDI, parfois même surdimensionné par rapport à leurs besoins quotidiens. Mais ponctuellement, cela est un atout essentiel à leur développement et la charge financière est budgétisable dans sur un temps donné.
Par ailleurs, souvent dans les petites structures, il n’y a pas le volume de travail nécessaire pour justifier d’un temps partiel ou temps plein pour ce type d’emploi.
Les conseils pour trouver le bon profil
Tout ce qu’il vous faut savoir pour trouver le bon profil d’un freelance, quelles en sont les particularités, quelles sont les qualités nécessaires, quels sont les risques à éviter.
Voici donc les ingrédients indispensables à un bon Office Manager freelance :
- Déployer une organisation sans faille, utiliser les bons outils au quotidien, les bonnes sources d’information et avoir une bonne mémoire : Il est indispensable de maîtriser les bons outils, surtout si votre futur client n’en utilise pas, il vous faudra le rassurer et être force de proposition.
Si vous accompagnez au moins 2 clients, il vous faudra faire preuve d’organisation pour répondre de façon efficace aux demandes qui vous serons soumises.
Vous allez gérer beaucoup d’informations, souvent à distance et vous allez par définition être mobile. Connaitre les dernières évolutions des outils collaboratifs sera un plus appréciable. - Etre garant de la confidentialité des informations qui vous sont confiées : par certains aspects, votre poste vous confère un statut proche du Responsable Administratif et Financier de la société.
Vous aurez à manipuler des informations confidentielles, des données essentielles de l’entreprise, vous serez donc le garant de la confidentialité de ces données. - Savoir gérer les priorités et faire preuve de souplesse : que ce soit dans le cadre d’une intervention pour un seul client ou pour plusieurs, la gestion des priorités est la qualité numéro 1 car vous serez souvent dans l’urgence.
Et il vous faudra régulièrement modifier votre programme de la journée, de la semaine, pour faire face aux imprévus qui ne manqueront pas de survenir. - Résister au stress et et aux sollicitations : qui seront nombreuses car vous ferez office d’interface, voire le pompier entre l’équipe et le dirigeant, entre les fournisseurs, les administrations et le dirigeant, etc. et ce multiplié au minimum par 2 clients, voire 3.
Comme vous serez souvent dérangé(e), il faudra pouvoir passer d’un sujet à un autre , tout en restant concentré(e). - Etre fiable : être joignable, ne pas laisser son client sans nouvelles, bien gérer les délais, respecter ses engagements, se donner des objectifs réalisables, être dans la précision et la rigueur, fournir les informations demandées au bon moment.
Vous l’aurez compris, un bon office manager est un couteau-suisse. Il se doit d’être polyvalent, bien connaître l’entreprise, être débrouillard, réactif, dynamique et aimer apprendre chaque jour.
D’un autre côté, les tâches peuvent s’accumuler et une organisation de fer est à suivre : les petites missions des gros projets sont à distinguer pour ne pas se laisser submerger. Puisque l’Office Manager est au cœur de la vie d’entreprise, et pour une mission de courte durée en freelance, la neutralité et l’optimisme sont de rigueur. Les critiques ne doivent pas être prises pour soi, et les solutions sont à apporter pour y répondre.
Les meilleurs office managers ont une intelligence émotionnelle ou sociale plus développée. Avancer seul, tête baissée et sans prendre en compte les interactions avec le personnel en interne peut coûter cher. A vous de travailler en bonne intelligence avec les collaborateurs internes ou autres freelances sur la même mission.
Le coût d'un Office Manager en freelance
Le salaire d’un(e) Office Manager dépend de son expérience, que ce soit en qualité de salarié ou freelance. Avec un profil débutant, le salaire varie de 26 000€ entre 32 000€ par an. Un(e) candidat(e) expérimenté peut faire monter le salaire à 50 000€ annuel dans un environnement de travail international.
Le salaire d’un Office Manager freelance varie donc aussi selon le lieu. Etre manager à Paris, Lyon, Bordeaux .. en France, n’est pas la même chose qu’au Canada par exemple.
