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Dirigeant : Comment bien gérer vos tâches administratives ?

Lorsque vous créez votre entreprise, tout le monde vous promet une « montagne » de tâches administratives à gravir. Cette montagne sera plus ou moins difficile à franchir selon vos dispositions personnelles.

En tout cas, pour ne pas risquer de vous éreinter à franchir la montagne… vous devez opter soit pour une organisation et une rigueur efficace au plan personnel, soit vous faire aider en faisant appel à un tiers, solution rigide secrétaire salariée, solution souple réseau d’assistants administratifs indépendants.

1. Les besoins de votre entreprise

En tant que dirigeant, vous devez prendre le recul nécessaire afin de comprendre quels sont les besoins de votre entreprise. Il existe 3 grandes catégories de besoins administratifs pour les entreprises, à savoir :

  • La gestion administrative des pièces et données (devis, factures ventes, achats, banques…)
  • La gestion de ce qui touche au social et au fiscal 
  • La comptabilité

La comptabilité est la traduction chiffrée des deux points précédents…  

Dès lors les documents servant de base à celle-ci doivent être triés et rangés avec grande rigueur. 

Il est également possible actuellement de les détenir dans un format 100% numérique, mais que ce soit sur papier ou sous forme numérique, vous vous devez d’avoir une bonne organisation.

2. Scanner, ranger, répéter...

Lorsqu’on dirige une entreprise, il est fréquent d’être débordé et de ne pas ranger immédiatement. La simple action de sortir une pochette, chercher le bon dossier, classer le document et remettre tout en place peut vite devenir une perte de temps sans valeur ajoutée pour votre société.

Pour une bonne organisation et éviter de se laisser envahir par la paperasse, vous devez aménager au mieux votre espace. Détenir un scanner et une (ou plusieurs) bannette à proximité permet de ranger et trier les documents plus rapidement. Pour autant, il reste difficile de maintenir cette organisation au jour le jour, et c’est pourquoi, externaliser ces tâches, vous fera gagner un temps précieux.

3. Soyez minimaliste

Rien ne sert d’investir dans des dizaines de classeurs et logiciels complexes. Vous devez simplement appliquer des procédures simples afin d’optimiser votre temps et donc votre argent. 

Évitez le suréquipement viser le bon équipement, souple et simple. 

Beaucoup de services numériques existent de nos jours, il suffit de les connaitre, de les pratiquer… 

Vous ne les connaissez pas ? Ces derniers vous font peur ? Ils provoquent chez vous un stress indéfectible…. Déléguez !

4. Déléguer vos tâches administratives

Votre principale compétence n’est probablement pas de connaitre tout sur l’administratif, le social, le fiscal ou la comptabilité … Votre compétence est votre « cœur de métier », l’objet de votre entreprise !

C’est pourquoi au niveau de la TPE, notre recommandation est de déléguer cet ensemble de tâches. 

Vous pourriez, par exemple, embaucher une assistante administrative salariée, mais le coût et le manque de souplesse peut paraitre rédhibitoire…

Nous conseillons le recours à une secrétaire indépendante. Cela privilégie souplesse, flexibilité, variabilité des coûts, facilite les échanges avec les tiers et vous libère de tâches chronophages :

Vous êtes dirigeants d’une TPE/PME ? Vous manquez de temps pour gérer vos tâches administratives ? Que ce soit pour le traitement, le classement ou le suivi de vos factures, e-mails, courriers, gestion du personnel ou autres, vous pouvez faire appel à l’un de nos AADPROX (Ambassadeurs administratifs de proximité). 

Pour la comptabilité, celle-ci n’étant que le reflet chiffré de la gestion administrative que vous aurez mis en place, il ne vous reste plus qu’à vous adresser à un Expert-Comptable. 

Ce dernier saura s’appuyer sur les données dûment collectées, numérisée, par nos AADPROX pour faire son métier, mettre en forme la comptabilité, procéder aux contrôles appropriés  aux déclarations sous-jacentes, et apporter sa plus-value de sécurisation et de conseil avisé en matière économique au sens large.

Alors ne construisons plus notre administratif sur une « boite à chaussure » mais sur la prestation numérique de nos AADPROX !

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