Leçon de crise: les avantages insoupçonnés de l’externalisation administrative

Les entreprises dont l’administratif était sous-traité ont apprécié de pouvoir se concentrer sur la gestion de la crise, en particulier pendant le confinement. Externaliser, a permis aux entreprises de pouvoir se concentrer sur leur cœur de métier. Les périodes de crise peuvent faire ressortir les forces et les faiblesses d’une entreprise. Les semaines de confinement et d’instabilité que nous avons vécu ont montré l’intérêt de l’externalisation des tâches administratives pour l’entreprise. Cela a permis la continuité du service dans de nombreuses entreprises mais aussi la capacité à constituer un véritable appui dans la gestion de la crise elle-même. 

externaliser secrétariat

Qu'est ce que l'externalisation ?

L’externalisation ou encore l’outsourcing comme certains l’appelle est le fait de transférer une partie des activités d’une entreprise vers un prestataire externe spécialisé dans tel ou tel domaine. C’est une forme de sous-traitance qui permet à l’entreprise de se concentrer sur son activité principale. 

Afin de déléguer certaines de ses activités en toute confiance, une entreprise qui externalise se doit de cultiver un lien important avec son prestataire. Les activités concernées par l’externalisation peuvent être l’informatique, les ressources humaines, la finance, le marketing, la communication ou encore l‘administratifL’externalisation peut également dépendre de la zone géographique. Mais le choix du recours à une société de services spécialisés concerne généralement des activités considérées comme moins stratégiques et qui sont traitées à moindre coût chez les sous-traitants avec une meilleure flexibilité. L’entreprise peut donc se centrer sur corps de métier.

Quels sont les avantages de l'externalisation ?

Plusieurs objectifs sont visés lorsque l’on externalise, parmi lesquels, l’amélioration de la qualité du service, par exemple, lorsqu’une entreprise délègue la comptabilité ou le service de recrutement, l’entreprise peut se focaliser sur son cœur de métier et faire appel à des experts pour la réalisation de tâches dans lesquels ils ne sont pas experts et sera d’autant plus bénéfique. L’entreprise est donc doublement gagnante car avoir recours à l’externalisation de services compétents permet d’atteindre un haut niveau de qualité. L’externalisation des services apporte ainsi une certaine garantie sur la qualité. Il y a également la réduction de coûts, certaines activités telles que l’informatique ou la gestion demandent des compétences spécifiques notamment dans la révolution digitale actuelle. L’externalisation permet ainsi de recourir à un expert y compris pour une PME ayant un budget limité.

L’externalisation permet d’avoir accès à une information fiable et à forte valeur ajoutée qui permet à l’entreprise de gagner en temps et en efficacité.

Externaliser permet également de préserver une continuité de l’activité et une stabilité interne. En cas de maladie par exemple, un poste vacant pendant 24 heures ou un arrêt prolongé, peut être problématique pour une petite structure il faut donc recruter un professionnel et le former tandis que l’externalisation de services permet d’éviter ce type de situation et de faire preuve d’une plus grande souplesse.

Quels avantages en temps de crise ?

De par son caractère inédit, la période du Covid-19 nous a forcé à nous adapter. Les autorités publiques ont modifié le droit social et certaines démarches administratives se sont vues modifiées. Certaines nouvelles mesures ont été mises en place et ces changements ont mis au goût du jour de nombreuses questions au sein des services administratifs pour répondre à toutes les demandes. Les prestataires qui sont par nature des experts de leur domaine d’activité ont  pu soutenir et répondre aux questions avec des réponses qualifiées, ce qui a constitué un gain de temps et d’efficacité pour les entreprises bénéficiaires.

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