Quelle que soit votre activité ou la taille de votre entreprise, externaliser vos tâches administratives peut favoriser le dynamisme et la productivité. En effet, l’externalisation vous permet de vous focaliser sur votre coeur de métier et d’éviter les tâches rébarbatives chronophages. Lorsque vous confiez ces tâches à un prestataire spécialisé cela vous offre un certain nombre d’avantages.
Qu’est-ce que l’externalisation administrative ?
Cela consiste à déléguer une partie ou l’ensemble des tâches administratives de votre entreprise à un spécialiste du domaine. Celui-ci pourra donc prendre en charge l’ensemble des missions, indispensables au bon fonctionnement de votre entreprise, sans que vous ayez à embaucher.
Cette assistance pourra ainsi assurer la prise de rendez-vous, la transcription, le traitement d’e-mails ou courriers, la gestion des ressources humaines ou encore la facturation.
Selon le profil, ce prestataire externe pourra également intervenir sur l’informatique, le juridique, le marketing ou la finance.
Les 6 raisons d’externaliser vos tâches administratives
- Un gain de temps incomparable
Pour vous focaliser sur votre coeur de métier, vous devez vous débarrasser des tâches qui peuvent être rébarbatives comme l’administratif. Ces tâches demandent d’y consacrer du temps et d’autant plus si vous n’êtes pas très à l’aise avec celles-ci. En vous occupant vous-même de votre administratif, vous prenez le risque non seulement de faire des erreurs pouvant être préjudiciables, mais aussi de perdre un temps considérable, ce qui peut impacter votre entreprise.
Le fait d’externaliser ces tâches vous permettra donc de recentrer vos efforts sur votre activité principale et notamment sur des tâches à valeur ajoutée telles que la recherche de nouveaux clients, la conception d’offres ou de nouveaux produits/services, mais aussi votre stratégie de communication.
- Gagner en qualité
Faire appel à un assistant administratif indépendant vous permettra de gagner en productivité mais également en qualité. Vous bénéficierez de l’expertise d’un prestataire externe qui s’engage à vous fournir la meilleure prestation possible et vous aidera ainsi à mettre en oeuvre des moyens performants pour optimiser les activités administratives de votre entreprise. En effet, de par ses compétences, l’assistant administratif pourra réaliser et soigner la finition de nombreux documents pour les rendre plus attractifs et professionnels. Vous verrez donc, au fil de votre collaboration, une amélioration de votre qualité, de votre productivité et d’efficacité.
- Avoir une meilleure organisation
En plus de vous débarrasser de certaines tâches, externaliser votre administratif vous permettra également d’améliorer votre organisation. Prendre une assistance administrative peut vous faire bénéficier d’une expertise en terme de rangement, d’organisation ou encore d’archivage de dossiers. Cela vous aidera notamment à faire le tri dans vos dossiers et à choir le bon format pour leur conservation. Cette organisation peut aussi se faire à distance grâce aux outils numériques dont dispose ce prestataire externe.
- Pour bénéficier d’outils digitaux puissants
Grâce à la formation dont dispose les assistants administratifs, vous pourrez également bénéficier d’outils digitaux optimisés qui ont pour but de gérer et d’effectuer facilement certaines tâches. Ces logiciels, qu’ils soient gratuits ou payants, sont parfois complexes à prendre en main. Ainsi, vous n’aurez pas besoin de vous former vous-même sur ces différents outils numériques puisque votre assistant administratif sera lui-même déjà formé. De plus, il peut vous apporter un certain savoir-faire afin d’opter pour un nouveau logiciel de formation, de facturation, de CRM, etc.
- Organiser vos déplacements professionnels
Comme décrit plus haut, une assistance administrative vous permet de bénéficier d’une organisation efficace. Lorsque vous avez des rendez-vous importants tels que des séminaires, des salons ou d’autres événements, votre prestataire externe peut se charger de trouver la solution qui vous convient le mieux en terme de budget, de planning ou d’envies. Vous pourrez donc compter sur son travail pour répondre parfaitement au cahier des charges de votre entreprise, sans vous en préoccuper. Vous pouvez également lui confier l’organisation de déplacements professionnels plus réguliers comme la réservation de billets de train, d’avion ou d’hôtel.
- Pour économiser
Ce n’est pas nouveau, embaucher coûte cher. Si vous avez un budget limité en ressources humaines, mieux vaut opter pour l’externalisation. C’est une solution avantageuse qui constitue une alternative économique à l’embauche. De plus, le travail d’un assistant administratif peut se faire soit dans les locaux, soit à distance, et surtout pour le nombre d’heures dont vous avez spécifiquement besoin.
Même si cela peut représenter un cout important au départ, il sera rapidement amorti par le gain de temps, de productivité et d’économie des charges sociales.
Comment externaliser son administratif ?
Nous avons donc énuméré les principaux avantages d’externaliser votre administratif. Comment procéder pour trouver le prestataire externe qu’il vous faut ? Si vous souhaitez mettre en place une relation de confiance avec votre assistant administratif, il faut que vous optiez pour une personne fiable et expérimenté.
Le réseau Aadprox regroupent des dizaines d’assistants administratifs localisés partout en France et dans les DOM-TOM. Tous les indépendants qui rejoignent le réseau sont testés sur leurs compétences administratives, mais également formés sur les différents outils numériques qui leur permettront d’effectuer les diverses tâches que vous leur confierez. Choisir un Aadprox c’est donc choisir un prestataire compétent afin de répondre à vos attentes.
