I - Mise en place
- Le Cabinet prend connaissance du dossier et actualise sa prise de connaissance conformément aux Normes de travail de la profession.
- Il met en place l’organisation Administrative en collaboration avec l’AADPROX.
- Le cabinet segmente en collaboration avec l’AADPROX les différentes pièces et procède au premier paramétrage du logiciel en place (client et expert-comptable).
- Il défini en collaboration avec l’AADPROX le contour des pièces internes et leur méthode de traitement.
- Il défini en fonction des besoins d’informations du client de la périodicité du traitement des informations :
- Les dates de traitement des données au cabinet
- Les délais de traitement des données au cabinet
- Les délais d’accomplissement de sa revue limitée
- La date de publication des données pour exploitation du client (relances, échéances, tableau de bord automatique).
II - Méthode initiale
Cabinet | AADPROX |
Nouveau dossier/ entreprise |
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Prise de connaissance du dossier et/ou mise en place de la comptabilité | Participation active à la mise en place de l’organisation Administrative |
Paramétrage des pièces identifiées et des outils d’organisation. Définition des modalités d’importation des pièces. Définition du plan comptable. Rédaction d’un cahier de procédure. | Identification des pièces à venir et segmentation de ces dernières. Pièces d’achat/ pièces de vente / autres pièces |
Définition de la méthode de traitement des données de banque selon les relevés de Banque en relation avec les besoins du client. | Intégration de la méthode de traitement souhaitée par le cabinet comptable dans le cahier des procédures du client. |
Définition de la périodicité du traitement des données par le cabinet : – Journalière – Hebdomadaire – Mensuelle – Trimestrielle | Engagement de l’AADPROX de mettre sur le portail les pièces dématérialisées et préparées pour le traitement comptable du cabinet aux dates fixées. |
III - Au quotidien
Cabinet | AADPROX |
Il récupère selon la périodicité convenue entre le client et le cabinet les données sur le portail. | L’AADPROX procède avec le client aux facturations sur logiciel mis à disposition Il recueille les pièces, valide leur exhaustivité et leur authenticité (originale). |
Il intègre les pièces et les relevés dans la comptabilité. | Il capte l’ensemble des flux administratifs entrants et sortants de l’entreprise, les organise, dématérialise, archive et met à disposition des parties prenantes concernées (cabinet et chef d’entreprise) Il récupère les données bancaires et les met en forme pour l’intégration en comptabilité |
Il procède aux imputations (celles qui n’ont pas été imputées automatiquement par les paramétrages réalisés) ou que le cabinet se serait réservé (traitements complexes écriture de paye). | L’AADPROX peut apporter des précisions à l’expert-comptable concernant des imputations qui n’auraient pas été paramétrées sur des pièces à transmettre. |
Il procède à une révision automatique ou à une revue limitée et fait ressortir les incohérences. | L’AADPROX est informé de ces incohérences ou erreurs. Il fournit les informations complémentaires ou manquantes à la correction des traitements. |
Le cabinet corrige et valide la comptabilité, puis procède à la production des documents comptables -Grand Livre, Balance -Mensuel, trimestriel Il réalise une situation comptable -Trimestrielle, semestrielle Il réalise le bilan et comptes annuels | L’AADPROX exploite la comptabilité pour la gestion des échéances, les relances et la gestion quotidienne. Le client bénéficie de son tableau de bord et de l’exploitation de ses comptes et suivi des mises à jour en temps réel. |
