Comment les nouvelles technologies peuvent améliorer votre quotidien d’assistant administratif ?

L’arrivée des nouvelles technologies a complètement chamboulé nos méthodes de travail et notre vie quotidienne. Depuis leur début, ces technologies ne cessent d’évoluer et, de ce fait, modifient nos usages et habitudes en entreprise.

Concrètement, qu’ont-elles changé ?

Aujourd’hui, l’utilisation quotidienne des nouvelles technologies nous permet essentiellement d’améliorer nos conditions de travail. Les infrastructures matérielles dont on dispose de nos jours nous simplifient la majorité de nos tâches de travail. Cela dépend, bien entendu, du métier que l’on fait, mais il est important de noter que la technologie s’est installée partout et ce, même dans les métiers dit « manuels ». 

Ce qui change notamment ce sont les relations humaines. Nous sommes de plus en plus amenés à discuter via messagerie instantanée ou e-mail, et donc nous nous déplaçons beaucoup moins ce qui permet, entre autres, de gagner du temps et de la productivité. C’est l’un des premiers et réel avantage des nouvelles technologies : elles ont accéléré nos communications, les connexions sont devenues multiples, y compris à distance. 

Actuellement, le matériel électronique tel que les tablettes, ordinateurs, smartphones, mais aussi les outils informatiques et logiciels rythment notre quotidien professionnel et nous poussent à montrer nos compétences. Cela impacte donc nos conditions de travail en nous avantageant, par exemple grâce à :

  • Un accès plus rapide à l’information (messagerie, e-mail, internet, GPS, etc.)
  • Une réduction des coûts
  • Une amélioration des conditions de travail et de la performance

En d’autres termes, il devient plus facile de communiquer ou d’effectuer certaines tâches, ce qui engendre une diminution de la charge de travail quotidienne. Néanmoins, il existe certains inconvénients, notamment lorsqu’on est chef d’entreprise, comme par exemple l’apparition d’un stress généralement dû à l’incompréhension de certains outils liés aux nouvelles technologies. Il peut y avoir également un impact sur la santé dû aux ondes magnétiques et au travail sur les écrans.

Les nouvelles technologies et les assistants administratifs

Si on remonte au début de l’apparition des nouvelles technologies, on s’aperçoit très vite que celles-ci étaient considérées comme l’ennemi numéro un des secrétaires et assistants administratifs. Ces outils digitaux étaient tout simplement vus comme des robots néfastes qui allaient remplacer leur travail. Seulement voilà, après quelques années, les technologies ont certes évolué mais cela n’a pas effacé les métiers administratifs qui demeurent, encore aujourd’hui, un pilier de l’organisation d’une entreprise. 

Il est tout de même avéré que les ordinateurs et les logiciels de traitement de texte ou de gestion ont permis à des entreprises de se passer de certains collaborateurs tels que les secrétaires. Malgré cela, on peut dire que le volume de travail, lui, n’a pas changé. En effet, la charge de travail reste identique, et c’est grâce à ce point et à la formation des secrétaires et assistants administratifs sur les nouveaux outils digitaux que le métier perdure et a encore un avenir.

La majorité des tâches a été simplifié, on peut citer pour exemple le traitement de texte, les bases de données, les tableurs, les présentations, les corrections ou encore la gestion administrative. Cela a permis un gain de temps considérable pour les secrétaires, mais également une spécialisation du métier.

Les logiciels établis sur les nouveaux outils digitaux sont un allié des assistants administratifs car ils leur permettent d’apporter des solutions concrètes d’organisation et de simplification des tâches, comme Cleemy de la suite de logiciels Lucca qui améliore la gestion de notes de frais grâce à un outil tout en un et optimisé.

Le secrétariat à distance

Grâce aux nouvelles technologies, le travail de secrétaire ou d’assistant administratif peut s’établir à distance ce qui permet de gagner en indépendance.

Beaucoup d’entreprises font aujourd’hui appel à des secrétaires indépendantes afin de s’occuper de leur partie administrative ou pour faire le lien avec les organisations. C’est notamment dû à l’explosion d’internet, du téléphone et des logiciels mis en place que ce métier peut s’externaliser sans impacter l’entreprise. On parle maintenant de « secrétaire virtuelle » pour exprimer cette externalisation du service administratif. Cela permet aux entreprises d’économiser sur les charges salariales tout en dégageant du temps pour se concentrer sur leur coeur de métier. Pour les assistants administratifs, cela leur permet d’être indépendant dans leur métier et de cumuler les contrats en fonction du temps et des besoins financiers. Une association gagnant-gagnant que permettent aujourd’hui les nouvelles technologies, et qui représentent l’avenir de ce métier.

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