Remboursement de frais professionnels sous le régime de la micro-entreprise

Comme tout type d’entreprise, le micro-entrepreneur va également engager des frais professionnels liés à son activité. Ces différents frais peuvent être des frais de port, d’achat de matériels ou encore des frais kilométriques.

Sous le régime de la micro-entreprise, l’autoentrepreneur ne peut déduire ses frais professionnels, et c’est pour cette raison que beaucoup d’entre eux intègrent leurs coûts professionnels dans les factures attribuées à leur client. Mais cette méthode a un principal inconvénient.

En effet, si vous intégrez vos frais professionnels sur le devis ou la facture adressée à votre client, votre chiffre d’affaires va logiquement augmenter, ce qui engendrera par la suite une hausse des cotisations sociales et des impôts sur le revenu.

Il existe un autre moyen de se faire rembourser certaines charges liées à l’activité, sans augmenter le chiffre d’affaires. C’est ce que l’on appelle les frais de débours.

Avant d’en venir au frais de débours, revenons-en aux frais professionnels.

Les frais professionnels

Les frais professionnels correspondent à toutes les dépenses personnelles réalisées en votre nom pour le compte de votre activité. Exemple : frais de restauration, frais de déplacement etc …

Ces frais professionnels ne peuvent être remboursés. Si vous souhaitez vous les faire rembourser, votre seule option sera de les inclure dans le prix de vos prestations.

Cela aura comme impact d’augmenter votre chiffre d’affaires et donc d’augmenter le coût des charges sociales et des impôts.

Les frais de débours

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Les frais de débours sont en effet différents des frais professionnels.

La principale différence est qu’un frais de débours est une dépense engagée pour le compte du client, la facture est donc à son nom, contrairement aux frais professionnels qui correspondent comme nous l’avons vu aux dépenses personnelles réalisées à votre nom.

Pour vous donner un peu plus de précision à ce sujet, en tant qu’Auto Entrepreneur, vous achèterez le produit ou autres au nom de votre client afin de vous faire rembourser par la suite par celui-ci.

Afin que cette solution soit possible, il faut obligatoirement que l’Auto Entrepreneur garde la facture attribuée à son client ainsi que la facture de remboursement émise par ce même client. Elles doivent être parfaitement similaires.

Afin de pouvoir se faire rembourser ces frais de débours, l’Auto Entrepreneur doit respecter plusieurs conditions :

  • Consensus avec votre client sur le budget et l’engagement des dépenses
  • Conserver les factures ou justificatifs comme éléments de preuve pour l’administration fiscale et votre client
  • Avoir à sa disposition un mandat préalable et formel lui permettant d’engager ses dépenses
  • Reporter les dépenses dans le compte spécifique à son activité.
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